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Außenhandel: Worauf Ihre Exportabteilung achten muss

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Welche Punkte unterscheiden sich beim Außenhandel von einem Geschäft innerhalb von Deutschland?

Während wir nämlich in Deutschland Warensendungen an jeden Kunden rechtlich grundsätzlich gleich abwickeln können, ist das allerdings beim Außenhandel nicht der Fall. In Deutschland können Sie mit jedem Kunden Geschäfte machen. Im Ausland sind manche Personen (gelisteter Personenkreis) von Handelsbeschränkungen betroffen, an die weder Waren noch Dienstleistungen geschickt werden dürfen. Ferner darf auch keine Vermittlungstätigkeit ausgeübt werden. In Deutschland können Sie gegen Vorkasse oder mit Zahlungsziel die Ware einfach versenden, während Sie zuvor die Bonität des Kunden bei der Kreditreform prüfen. Im Ausland jedoch ist das ein wenig komplizierter.

Unterschiedlich ist auch die Art und der Umfang der notwendigen Versandpapiere und Rechnungsangaben. Außerdem ist bei einer Lieferung ins Ausland zudem auch die Verzollung (Gebühren und Verfahren) zu beachten.

Auf welche betroffenen Punkte muss Ihre Exportabteilung also besonders achten?

Die betroffenen Bereiche oder Arbeitsabläufe im Außenhandel sind in Kurzübersicht unter anderem Folgende:

  • Angebot und Auftragsannahme (darf oder kann in das Land oder an diese Person überhaupt geliefert werden oder bestehend Handelsbeschränkungen?)
  • Gibt es Produktionsvorschriften zu beachten hinsichtlich verbotener Materialien oder Verletzungen von patentierten Produkten im Zielland?
  • Wie sind die Lieferzeiten und Lieferkonditionen? Können Sie den Kunden rechtzeitig angesichts der notwendigen Vorlaufzeit für Produktion und Transport zum Wunschtermin beliefern?
  • Welche Versandpapiere sind für den Export (für Spedition und Zoll) zu erstellen?
  • Welche Anforderungen an die Handelsrechnung sind zu beachten?
  • Wie können Sie den Versand optimal abwickeln?
  • Minimierung des Zahlungsausfalls bei Auslandskunden

Welche Zahlungsbedingungen werden angeboten? Mit welchem Zahlungsziel? Lieber Vorkasse oder Akkreditive? Soll eine Bonitätsprüfung stattfinden? Wie ist das Mahnwesen geregelt?

Inwiefern kann man den Kunden anschließend betreuen? Wie läuft überdies eine Abwicklung im Garantiefall oder bei Reparatur- oder Ersatzteilbedarf?

Wie Sie sehen, sind je nach Zielland, in das Sie liefern wollen, viele Details zu beachten, besonders was die gesetzlichen Vorschriften angeht. Infolgedessen gilt; nur, wenn Sie im Vorfeld sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte schon beim ersten Kundenkontakt geklärt werden, klappt die Abwicklung reibungslos. Günstig ist es zudem, wenn die Mitarbeiter in allen relevanten Bereichen geschult sind. Oder zumindest in einer Arbeitsanweisung erfahren, wie sie korrekt vorgehen müssen, damit diese die Exportgeschäfte abwickeln können. Für Neulinge ist es ansonsten sehr schwer, sich im Alleingang in das Thema einzuarbeiten.

In unseren Artikeln zu diesen Themen helfen wir Ihnen, Fallstricke zu erkennen und zu umgehen. Sie erfahren hier unter anderem alles Wissenswerte über:

Für einfacheres Arbeiten in der Exportabteilung haben wir Ihnen außerdem Praxis-Tipps zum Gratis-Download zusammengestellt. Vielleicht interessiert Sie aber auch unser Artikel zum Thema Einsparpotenziale.