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Schnell-Check: So stellen Sie Ihre Exportrechnungen korrekt aus

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Exportrechnungen

Der Auftrag soll verschickt und die Exportrechnung (Commercial Invoice) erstellt werden. Neben den handelsüblichen Angaben einer Rechnung sind in einer Exportrechnung oft zusätzliche Angaben erforderlich. Die Aufmachung der Rechnung hängt von Ihrem jeweiligen Exportgeschäft ab. Mit dieser Checkliste machen Sie dabei garantiert alles richtig.

Als Erstes gilt es für Sie, die Anforderungen des Empfängerlandes an die Rechnungsstellung zu prüfen: Welche Angaben werden auf der Rechnung verlangt? Auch der Kaufvertrag oder andere Vorgaben wie z. B. die Bedingungen für die Rechnungsstellung im Akkreditiv sind wichtige Details für Ihre Fakturierung.

Aus Ihrem Exportalltag wissen Sie, jede Rechnung kann anders aussehen. Da machen Merk- oder Checklisten zur Arbeitsunterstützung Sinn. Sie können abhaken, welche Merkmale erfüllt sind, und eventuell zusätzlich notwendige Angaben (z. B. besonderer Kundenwunsch) vermerken. Es können zum einen allgemeine Checklisten für die Rechnungsstellung und zum anderen für spezielle Länder oder Kunden angefertigt werden. So können Informationen schnell nachgeschlagen werden.

Ein besonderer Vorteil: Auch die Kollegin in der Urlaubsvertretung oder im Krankheitsfall hat die relevanten Details auf einen Blick verfügbar. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und vermeidet Verzögerungen beim Zahlungseingang durch Fehler in der Rechnungsstellung.

Checkliste für Ihre Exportrechnung

Kunde: ______________________________________________

Empfängerland: ________________________________________

Zahlungsbedingung: _____________________________________

Mindestanforderungen: handelsübliche Angaben in der Exportrechnung

❑ Angabe Ihrer Anschrift und Bankverbindung

❑ Anschrift des Importeurs

❑ Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

❑ Exakte Warenbeschreibung

❑ Art, Anzahl und Menge der gelieferten Waren

❑ Lieferbedingungen (Incoterms®)

❑ Zahlungsbedingungen

❑ Preise (Einzel- und Gesamtpreise)

❑ Eventuell aufgeschlüsselte Transport- und/oder Versicherungskosten

❑ Verpackungsdaten und Markierung der Ware

❑ Versandart und Angabe von Versanddaten, z. B. Verschiffungsdatum

❑ Brutto- und Nettogewichte

❑ Zolltarifnummer

❑ Ursprungsangabe

Zusätzliche Angaben oder zu prüfende Punkte

❑ Müssen Rabatte oder andere Preisnachlässe aufgeführt werden?

❑ Welche zusätzlichen Anforderungen hat der Importeur?

___________________________________________________________

___________________________________________________________

❑ Hinweis auf Steuerfreiheit?

❑ Sind Vorgaben aus einem Akkreditiv zu beachten?

❑ Ursprungssatz

❑ Einfuhrbestimmungen des Empfängerlandes

___________________________________________________________

❑ Sind Beglaubigungen oder Legalisierungen notwendig?

❑ ___________________________________________________________

Die Exportrechnung gehört zu den wichtigsten Exportdokumenten und hat neben der ursprünglichen Funktion der Fakturierung noch weitere

  • Grundlage für Statistiken
  • Überwachung des Devisenverkehrs
  • Grundlage zur Verzollung bei Drittlandsgeschäften
  • Basisdokument für die Erstellung weiterer Exportdokumente, z. B. Versicherungsformulare oder Transportdokumente

Berechnung von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Drittlandsgeschäften

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Rechnungsstellung ist die Frage, ob die Rechnung mit oder ohne Steuer ausgewiesen werden muss. Daher gilt zuerst zu entscheiden, ob es sich bei der Lieferung um eine innergemeinschaftliche Lieferung oder einen Versand in ein Drittland handelt.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen unter Unternehmen, bei denen alle Vorgaben einer innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt sind, ist die Lieferung im Bestimmungsland erwerbsteuerpflichtig. Sie stellen als Exporteur die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Dazu ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens und die Ihres Kunden notwendig. Zusätzlich ist auf der Rechnung der Vermerk „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ anzubringen.

Die Steuerfreiheit der Lieferung ist durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. Im Fall von innergemeinschaftlichen Lieferungen sind dies das Doppel der Rechnung und die Gelangensbestätigung (oder alternativ zugelassene Dokumente).

Ausfuhrlieferungen, also Lieferungen in Drittländer (nicht EU-Länder), sind – sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind – von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Im Importland unterliegen die Lieferungen den dort geltenden Zöllen und Abgaben, wenn sie in den freien Verkehr des Ziellandes überführt werden.

Die erfolgte Ausfuhr muss durch gesetzlich vorgeschriebene Belege nachgewiesen werden. Bei Drittlandslieferungen, die elektronisch angemeldet werden, ist dies der Ausgangsvermerk zusammen mit einem Doppel der Rechnung. Kann kein Ausgangsvermerk erbracht werden, kann ein Alternativausgangsvermerk als Nachweisdokument vorgelegt werden. Auf der Rechnung ist der Grund für die Steuerfreiheit der Lieferung anzugeben, z. B. „steuerfreie Ausfuhrlieferung – Taxfree Export“.

Unsere Empfehlung: Bei den oben genannten Schilderungen handelt es ich um die „normalen“ Fallkonstellationen. Wie Sie sicherlich aus Ihrem Arbeitsalltag wissen, kommen diese „normalen“ Fälle nicht allzu häufig vor. Prüfen Sie daher gründlich, inwieweit die Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.

Allein bei den innergemeinschaftlichen Lieferungen gibt es sehr viele Möglichkeiten von zustande gekommenen Liefergeschäften. So gilt es, besonders bei Dreiecks- oder Reihengeschäften, eine gründliche Prüfung der Gegebenheiten vorzunehmen.

Sind Sie unsicher bei der Rechnungsstellung, halten Sie Rücksprache mit einem Experten. Dies kann Ihr Bilanzbuchhalter in der Buchhaltung oder aber Ihr Steuerberater sein. Vielleicht haben Sie in Ihrer Abteilung auch einen Fachmann für internationales Steuerrecht.

Mir selbst konnte unlängst der Fachmann für Umsatzsteuer bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer schnell und kompetent weiterhelfen.

Kommen komplizierte Fallkonstellationen immer wieder vor, sollten Sie diese auch unbedingt in Ihrer Checkliste oder einem Kundenmerkblatt vermerken. So muss im Vertretungsfall nicht alles neu geprüft werden. Beachten Sie aber in diesem Zusammenhang, dass sich gesetzliche Gegebenheiten schnell ändern können, und reflektieren Sie: Wie lange ist die letzte Lieferung her? Hat sich die Gesetzeslage geändert, und gilt es hier, neu zu prüfen?

Mögliche Dokumente für den Nachweis der Steuerfreiheit:

  • bei Ausfuhrlieferungen: Doppel der Rechnung und Ausgangsvermerk (oder Alternativdokumente)
  • bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Doppel der Rechnung und Gelangensbestätigung
    (oder alternativ zugelassene Dokumente).

Unsere Empfehlung
Bei den oben genannten Ausführungen handelt es sich um „normale” Lieferungen (in der Praxis gibt es sicherlich auch andere Fallkonstellationen). Prüfen Sie daher immer, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit Ihrer Lieferungen erfüllt sind. Halten Sie im Zweifelsfall vor der Rechnungsstellung unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Bilanzbuchhalter.