Ziel der Unternehmenslogistik sollte es stets sein, einen verzögerungsfreien Warenfluss sicherzustellen. Ihre Teilaufgabe dabei: durch eine rechtskonforme Zollabwicklung sicherstellen, dass es nicht zu vermeidbaren Verzögerungen kommt. Eines der Nadelöhre dabei: die Unterlagen, die im Rahmen Ihrer Zollanmeldung beizufügen bzw. bereitzuhalten sind.
Warum sollten Sie stets alle Unterlagen zur Zollanmeldung bereithalten?
In der Einleitung zu diesem Artikel haben wir ganz bewusst von „vermeidbaren“ Verzögerungen gesprochen. Die erforderlichen Unterlagen zum Zeitpunkt der Zollanmeldung bereitzuhalten gehört zu Ihren absoluten Kernaufgaben. Fehler können nicht nur schnell zu internen Diskussionen führen (nämlich z. B. dann, wenn eine wichtige Warenlieferung aufgrund noch fehlender Dokumente nicht abgefertigt werden kann), sondern auch in der Außenwirkung zur Zollbehörde schaden.
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Wann müssen Sie die Unterlagen für die Zollanmeldung vorlegen?
Ob und, wenn ja, welche Unterlagen der Zollstelle vorzulegen sind, ist gesetzlich vorgeschrieben. Art. 163 Unionszollkodex (UZK) regelt diesbezüglich, das alle nach den Vorschriften über das Zollverfahren, zu dem die Waren angemeldet werden, erforderlichen Unterlagen zum Zeitpunkt der Abgabe der Zollanmeldung im Besitz des Anmelders sein müssen und für die Zollbehörde bereitgehalten werden.
Nur kann es gemäß Art. 163 Abs. 2 UZK zu Handlungsalternativen kommen:
- Sie müssen die Unterlagen zum Zeitpunkt der Anmeldung vorlegen.
- Sie müssen die Unterlagen erst vorlegen, wenn die Zollstelle es verlangt.
Welche Unterlagen müssen Sie bei der elektronischen ATLAS-Zollanmeldung vorlegen?
Wenn Sie das IT-Verfahren ATLAS nutzen, wird grundsätzlich auf die Vorlage bestimmter Unterlagen verzichtet (diese sind dann regelmäßig erst auf Verlangen oder im Fall von Prüfungen vorzulegen). Welche Unterlagen das sind, regelt die Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren ATLAS in der jeweils gültigen Fassung. Machen Sie sich mit den Regelungen vertraut.
Aufbewahrungspflichten sind unabhängig von den Vorlagepflichten
Die Aufbewahrungspflichten für die entsprechenden Dokumente gelten unabhängig davon, ob Sie die Unterlagen tatsächlich vorlegen müssen, diese nachzureichen sind oder ob der Zoll im Einzelfall auf die Vorlage der Unterlagen verzichtet.
Welche Unterlagen müssen Sie bei den verschiedenen Zollverfahren vorlegen?
Wie eingangs erwähnt, kann ggf. auf die Vorlage verzichtet werden. Sorgen Sie trotzdem dafür, dass Sie bei jeder Abfertigung die erforderlichen Unterlagen parat haben. Sie vermeiden damit unnötige Verzögerungen bei der Abfertigung.
Unterlagen zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr
Benötigte Unterlagen:
- Handelsrechnung
Grundlage der Zollwertermittlung - ggf. Pro-forma-Rechnung
Für den Fall, dass kein Kaufgeschäft vorliegt (z. B. Vermietung), die Ware keinen Handelswert besitzt (z. B. Waren, die nicht für den Weiterverkauf geeignet sind) Wichtig: Aus der Pro-forma-Rechnung muss der tatsächliche Wert der Ware hervorgehen. Wie Sie die Pro-forma-Rechnung garantiert richtig ausstellen erfahren Sie weiter unten. - Zollwertanmeldung (D.V.1)
In ihr werden Angaben gemacht, die Auswirkungen auf den Zollwert der Ware haben bzw. haben könnten (z. B. Umrechnungskurse, Angaben über Verbundenheit, Lieferbedingungen usw.). Die Zollbehörde kann auf die Zollwertanmeldung verzichten (z. B. Zollwert der eingeführten Waren je Sendung < 20.000 €, Sendung ist ohne gewerblichen Charakter oder Zollwertermittlung nicht nach Transaktionswertmethode). - Unterlagen aus dem Bereich des Präferenzrechts oder einer anderen Sonderregelung (Art. 116 IA)
z. B. Warenverkehrsbescheinigungen, präferenzrechtliche Erklärungen auf der Rechnung usw. - Liste der Packstücke
Sofern die Ware in mehreren Packstücken gestellt wird, kann die Zollstelle eine Liste der Packstücke verlangen (bzw. ein gleichwertiges Dokument über den Inhalt der Packstücke). - Beförderungspapiere
- Unterlagen über vorangegangenes Zollverfahren
- Sonstige Unterlagen
Aus den verschiedenen mit der Zollabwicklung im Zusammenhang stehenden Rechtsgebieten können sich weitere Anforderungen ergeben (z. B. aus dem Außenwirtschaftsrecht, aus den Vorschriften über die Verbote und Beschränkungen, aus dem Verbrauchsteuerrecht usw.).
Unterlagen zum Zolllagerverfahren
Benötigte Unterlagen:
- Beförderungspapiere
- Unterlagen über vorangegangene Zollverfahren
Unterlagen zur aktiven Veredelung
Benötigte Unterlagen:
- Handelsrechnung
- Beförderungspapiere
- Unterlagen über vorausgegangene Zollverfahren
Unterlagen zur vorübergehenden Verwendung bei teilweiser Befreiung von den Einfuhrabgaben
Benötigte Unterlagen:
- Handelsrechnung
- Unterlagen aus dem Bereich Präferenzrecht oder einer anderen Sonderregelung
- Alle sonstigen Unterlagen, die für die Überführung in den freien Verkehr relevant sind
Unterlagen zur vorübergehenden Verwendung bei vollständiger Befreiung von den Einfuhrabgaben
Benötigte Unterlagen:
- Handelsrechnung
- Beförderungspapiere
- Unterlagen über vorausgegangene Zollverfahren
Unterlagen zur passiven Veredelung
Benötigte Unterlagen:
- Beförderungspapiere
- Unterlagen über vorausgegangene Zollverfahren
- Die für die Anwendung der Ausfuhrbestimmungen erforderlichen Dokumente (z. B. Ausfuhrgenehmigungen)
Wie stellen Sie eine Pro-forma-Rechnung richtig aus?
Bei der Ausstellung einer Pro-forma-Rechnung gilt es, einige Besonderheiten zu beachten. Die Pro-forma-Rechnung wird meist für Zollzwecke ausgestellt. Wie bei jeder „normalen“ Sendung gilt es hier auch, vorab die notwendige Exportkontrolle durchzuführen (eventuelle Genehmigungspflichten/ Verbote/ Beschränkungen/ Sanktionslisten). Übersteigt der Warenwert die Summe von 1.000 €, ist die Erstellung einer elektronischen Ausfuhranmeldung notwendig.
Checkliste für eine korrekte Pro-forma-Rechnung
- Tragen Sie als Überschrift den Begriff „Pro-forma-Rechnung“ auf der Rechnung ein.
- Die Inhalte der Rechnungen entsprechen denen der Exportrechnung.
- Länderspezifische Anforderungen für die Pro-forma-Rechnungen sind berücksichtigt. Halten Sie hierzu Rücksprache mit Ihrem Kunden oder Ihrer zuständigen Industrie- und Handelskammer.
- Fügen Sie den Vermerk „kein Handelswert – nur für Zollzwecke“ oder in Englisch „no commercial value – for customs purposes only“ hinzu.
- Legen Sie eine Pro-forma-Rechnung mit in das Paket und bringen Sie eine außerhalb des Pakets an.
Auch wenn die Verlockung groß ist, den Warenwert in einer Pro-forma-Rechnung möglichst niedrig zu halten, sollten Sie immer den korrekten Wert angeben. Eine vorsätzliche Unterfakturierung kann nicht nur eine Ordnungswidrigkeit, sondern auch eine Straftat sein. Folgen können Bußgelder, aber auch verstärkte Prüfung durch den Zoll sein. Natürlich kann auch Ihr Kunde Probleme mit den örtlichen Zollbehörden bekommen. Geben Sie daher immer den korrekten Warenwert als Zollwert an.
Pro-forma-Rechnung zur Eröffnung eines Akkreditivs
Um sein Akkreditiv eröffnen zu können, fordert der Kunde in der Regel von Ihnen als Exporteur eine Pro-forma-Rechnung an. Diese kann ihm als Grundlage zur Eröffnung dienen. Achten Sie bei Ausstellung der Pro-forma-Rechnung in diesem Falle darauf, die Daten so auszuweisen, wie diese später auch im Akkreditiv erscheinen sollten. Legen Sie hier besonderen Augenmerk auf:
- Eine genaue Warenbeschreibung
- Korrekte Mengen- und Preisangaben
- Wenn Mengenabweichungen möglich sind, weisen Sie auf einen möglichen Prozentanteil hin (So kann dieser entsprechend berücksichtigt werden)
- Angabe der Währung
- Nennung der Lieferbedingung
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