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Frachtdokumente und was Sie noch beachten sollten

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Frachtdokumente

Was ist bei der Frachtabwicklung generell zu beachten?

Die Fracht für Inland und Export muss oft nach Kundenwunsch ausgeführt werden. Spezielle Verpackungsarten, vorgeschriebene Paletten (Europaletten, Holzpaletten, KLT-Verpackungen etc.) sowie seefrachtgeeignete Verpackung mit Ölpapier sind bereits bei der Kalkulation zu berücksichtigen.
Wenn die Maße der verpackten Ware feststehen, muss entschieden werden, welche Spedition die Ware versenden kann (immer vorausgesetzt, dass der Kunde nicht bereits Vorkehrungen getroffen hat). Nicht jede Spedition liefert in jedes Land. Oder es müssen kombinierte Transporte (LKW und Luft oder LKW bis Hafen etc.) geplant werden.

Je nachdem, für welche Transportart man sich entscheidet, sind unterschiedliche Papiere zu erstellen. Speditionsaufträge, Lieferscheine, Zolldokumente und Handelsrechnungen sind außerdem nach Ländervorgaben anzufertigen. Manche Länder benötigen Handelsrechnungen gleich in 8-facher Ausfertigung!

Transportwege

Die erste Entscheidung, die für die korrekte Frachtabwicklung zu treffen ist, lautet: Mit welchem Transportmittel oder mit welcher Kombination verschiedener Transportmittel soll oder muss die Ware versendet werden?

Möglich sind Seefracht oder Luftfracht, aber auch Bahnfracht oder der Transport per LKW. Dies hängt von verschiedenen Gesichtspunkten ab wie zum Beispiel Größe, Gewicht oder auch Wert der Sendung oder auch wie schnell die Ware beim Kunden eintreffen soll (Express).

Seefracht

Große sperrige Sendungen von Massenwaren (Flüssigladungen wie Öl oder Schüttgüter wie Kohle und Kies) können bequem über den Seeweg verschifft werden. Aber auch der Versand von Stückgut ist möglich. Dazu gehört auch der Transport von großen schweren Maschinen.
Für eine Seefracht müssen Sie einplanen, dass die Ware zunächst bis zum Hafen transportiert werden muss und Sie müssen auf dem Schiff einen Container mieten. Wenn Sie mit einer Hausspedition zusammenarbeiten, wird Ihnen diese die Einzelheiten abnehmen. Sie müssen dann lediglich darauf achten, die Ware nach Kundenvorschrift oder Importangaben des Ziellandes zu verpacken und bei der Spedition anzumelden.
Sie geben dazu der Spedition die Maße der verpackten Ware an und stellen die notwendigen Frachtpapiere dafür aus. Wichtig ist auch die Anmeldung oder Gestellung beim Zoll.

Für die Lieferung sind die Incoterms anzuwenden, die den Gefahrenübergang regeln. Die gebräuchlichsten Klauseln sind EXW (ex works), FOB (free on board), DAP (delivery at place) und CFR (Cost and freight). Diese Klauseln müssen auch der Spedition und dem Zoll angegeben werden.

Die wichtigsten Dokumente, die bei der Seefracht beigefügt werden müssen, sind:

  • Bill of Lading (B/L), auch Konnossement genannt. Es fungiert als Ladeschein und belegt den Besitzanspruch des Inhabers auf die Ware.
  • Seefrachtbrief. Er ist der Nachweis für die Übergabe der Ware an den Frachtführer.
  • Begleitpapiere wie z. B. die Handelsrechnung des Lieferanten

Luftfracht

Der Versand per Luftfracht eignet sich bei weniger sperrigen Gegenständen, die unkomplizierter versendet werden können. Zudem ist sie wegen der schnellen und gut planbaren Zustellung (aufgrund zuverlässiger Flugdaten) besonders beliebt.

Bei der Frachtabwicklung per Seefracht ist das Volumen ausschlaggebend, während bei der Luftfracht das Gewicht zugrunde gelegt wird. Profis gehen davon aus, dass man ab einem Warenwert von 16 USD/kg die Luftfracht wählen sollte.

Luftfracht wird hauptsächlich bei kleinen, leichten, empfindlichen und wertvollen Gütern eingesetzt. Es spricht aber auch nichts dagegen, Waren grundsätzlich schnell per Luftfracht zuzustellen, wenn es die Abmessungen und Gewichte der Verpackungen sowie die Transportbestimmungen zulassen. Besonders die Industrie, die Wert auf pünktliche Zustellung legt und auf große Lagermengen verzichten will, zieht eine Just-in-time-Anlieferung vor.

Bei Waren wie verderblichen Lebensmitteln oder lebenden Tieren ist es sogar unumgänglich, die Frachtabwicklung per Luftfracht zu planen. Einsparungen hat der Kunde dennoch aufgrund der geringen Lagerhaltungskosten (Just-in-time) und der geringeren Verpackungskosten. Außerdem kann er bei höherer Nachfrage nach dem Produkt viel schneller reagieren als bei den langwierigen Seefrachten.

Für die Frachtabwicklung von Luftfracht und Seefracht sind beide Male die Incoterms anzuwenden, die den Gefahrenübergang regeln. Allerdings sind bei der Luftfracht andere Klauseln zu beachten, denn FAS, FOB, CFR und CIF gelten nur für den Schiffsversand.

Wichtig ist bei Luftfrachtsendungen, dass diese den geltenden Sicherheitsvorschriften entsprechen. Sie werden daher vorab durchsucht oder geröntgt. Dieses Verfahren kann beschleunigt werden, wenn ein „sicherer Versender“, also ein behördlich zugelassenes Unternehmen die Ladung übergibt (zum Beispiel eine Luftfrachtspedition).

Aus Gründen der Sicherheit sind hier weitere Einschränkungen zu beachten, beispielsweise wenn Gefahrgut versendet werden soll.
Die wichtigsten Dokumente, die bei der Luftfracht beigefügt werden müssen, sind:

  • Luftfrachtbrief (Air Waybill/AWB), der international als alleiniges Begleitpapier anerkannt ist. Er muss nach den IATA-Richtlinien erstellt werden.
  • Bei Sammelgutsendungen: House-Air Waybill (HAWB)
  • Bei Versandgut als Ganzes: Master-Air Waybill (MAWB)
  • Bei Gefahrgut: Shipper’s Declaration for Dangerous Goods (DGD)
  • Begleitpapiere wie z. B. die Handelsrechnung des Lieferanten, Importlizenzen oder Konsulatsfakturen. Diese richten sich nach den Bestimmungen der jeweiligen Länder.