• 0228 / 95 50 120

Wie Sie Ihre Logistik digital abwickeln können

©ake1150 – Fotolia
Zollanmeldung

Die deutsche Wirtschaft befindet sich auf dem Weg ins digitale Zeitalter. Längst sehen viele deutsche Unternehmen die Digitalisierung als Chance und auch kleine und mittlere Unternehmen haben etwaige Berührungsängste gegenüber der Veränderung verloren. Jedoch trifft das noch nicht unbedingt auf die internen Logistikabteilungen der Unternehmen und den Umgang mit externen Transportdienstleistern zu. 81 Prozent der Unternehmen in der Logistik arbeiten kaum oder wenig digital und setzen mit Papier und Telefon immer noch auf Techniken des vergangenen Jahrhunderts.

    Allein um ein Angebot für einen globalen Transport von einem Spediteur zu bekommen, kann ein Auftraggeber heute bis zu drei Tage warten. Für die Buchung eines Containers sind im Branchendurchschnitt 12 bis 14 Abstimmungsschritte per E-Mail, Telefon und Fax mit dem Spediteur nötig und am Ende weiß der Kunde oft nicht, was der Endpreis oder das exakte Lieferdatum ist. Diese mangelnde Transparenz wirkt sich negativ auf die Kundenzufriedenheit aus. Nicht zuletzt deshalb sprechen Branchenkenner auch gerne von der “Black Box der Logistik.”

    Warum eine analoge Transportabwicklung Ihre Effizienz hemmt

    Die meisten traditionellen Speditionen arbeiten bis heute immer noch relativ analog, was leider mit  intransparenten Preisinformationen eingeht. Die Kommunikation mit dem Spediteur verläuft während des Transports schleppend, da der genaue Standort der Ware oft unbekannt ist oder von Ihnen telefonisch angefordert werden muss. So haben Sie keinen klaren Überblick über alle individuellen Transportaufträge und eine langfristige Analyse der Effizienz Ihrer Lieferkette ist fast unmöglich.

    Die drei größten Probleme bei der analogen Transportabwicklung sind:

    Intransparenz

    Mit einer zunehmender Komplexität Ihrer Lieferkette wird ein Gesamtüberblick über Lieferanten, Transportstati und Produktverfügbarkeiten zur Top-Priorität. Hierfür müssen technologische Neuerungen mit Ihren Prozessen in Einklang gebracht werden. Dazu müssen aber auch alle Informationen vorhanden sein und die Qualität der Daten stimmen. Daher sind korrekte und umfassende Daten die Schlüsselressource, um die eigene Logistik erfolgreich weiterzuentwickeln.

    Abhängigkeit vom zuverlässigen Service anderer Partner

    Während des Transportprozesses sind sehr viele Parteien involviert, die jeweils einen bestimmten Informationsstand haben und weiterleiten müssen. Sie als Kunde sind demnach vom Service und der korrekten Übermittlung der Informationen Ihrer Partner abhängig. Wenn auch nur ein Datenpunkt von einem der beteiligten Parteien innerhalb der Lieferkette fehlerhaft ist, kann das zu weitreichenden Problemen führen. Eine Auflösung dieser Abhängigkeiten behebt bereits verschiedenste Mängel.

    Ungenügende Kommunikation und Koordination

    Vor allem wenn es in der Supply Chain stockt, kommt es auf einen schnellen Informationsfluss an. Jedoch können Sie nicht proaktiv auf Änderungen im Transportplan reagieren, wenn Sie die Informationen nicht rechtzeitig erhalten und nicht innerhalb von Sekunden Überblick über das bisher Geschehene haben. Durch diese ungenügende Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit summieren sich Ihren internen administrativen Aufwände sprunghaft.

    Wettbewerbsvorteile sichern durch digitale Prozesse

    Das wohl größte Potential der Digitalisierung liegt in der Steigerung Ihrer Effizienz, wodurch Sie einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten ableiten können. Die verbesserte Effizienz Ihrer internen Prozesse wirkt sich positiv auf Ihr Risikomanagement aus und gestaltet Ihre gesamte Lieferkette door-to-door vom Lieferanten im Ursprungsland bis zur internen Lagerverwaltung  flexibler und transparenter, da Sie volle Kontrolle besitzen und genau wissen, warum etwas wann passiert. Wie Sie das schaffen? Durch eine höhere Datenqualität haben Sie die Chance proaktiv zu planen und zu steuern sowie rechtzeitig auf Änderungen innerhalb des Transportplans zu reagieren.

    Unternehmen, die sich bereits digitalisieren, geben als folgende Gründe für die Digitalisierung Ihrer Logistik an:

    • die eigene Zukunft sichern
    • interne Prozesse effizienter gestalten
    • wachsenden Anforderungen seitens der Kunden befriedigen
    • den Wettbewerbsdruck.

    Jahresvergleiche liefern bereits genaue Zahlen, die belegen, dass Unternehmen durch die Digitalisierung ihre Effizienz um drei bis fünf Prozent steigern konnten, was wiederum zu einer Reduktion von Lagerbeständen sowie einer Steigerung der Produktionsleistung führen kann. Das liegt vor allem an der digitalen Vernetzung von Dingen (IoT) und Systemen, auch unter dem Begriff Industrie 4.0 bekannt. Diese Prozessänderungen münzen sich im Allgemeinen auf vier Prinzipien:

    1. transparente und korrekte Informationen
    2. schnellere, dezentrale Entscheidungen auf Basis dieser Informationen
    3. nahtlose Zusammenarbeit zwischen Maschinen
    4. technisch-gestützte Interaktionen zwischen Menschen und Maschinen.

    Der Weg zu Industrie 4.0 ist demnach also für den weiteren wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens unabdingbar. Allerdings müssen Sie sich rechtzeitig auf den Weg machen, denn die Umsetzung braucht Zeit.

    Innovative Partnerunternehmen nutzen

    Um den Ansprüchen von Industrie 4.0 gerecht zu werden, muss die Logistikabteilung Ihres Unternehmens schneller und sicherer werden. Mit traditionellen papierbasierten Arbeitsmethoden kann sie diesen Anforderungen jedoch kaum noch entsprechen. Das ist plausibel, da gerade für diesen Bereich noch ein großer Anteil manueller Arbeit typisch ist, er aber gleichzeitig von korrekten Daten und Informationen abhängt.

    Eine entscheidende Hürde für die Digitalisierung kann der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern sein. Weil das richtige Personal im eigenen Unternehmen fehlt, gehen immer mehr Unternehmen für die Umsetzung der Digitalisierung Partnerschaften mit jungen, innovativen Unternehmen ein.

    Die Grundlage für eine effektive Gestaltung des Transportprozesses und eine wirksame Kommunikation mit allen Partnern ist eine verlässliche Datenbasis, die auf zeitnahen Informationen beruht. Beispielsweise trägt die Aktualität der Informationen wesentlich zur erfolgreichen Problembehandlung bei, sollten sich Änderungen im Transportplan ergeben.

    Ein Kundendienst per Callcenter ist der Inbegriff für eine reaktive Problembeseitigung. Hier werden Probleme gelöst, anstatt im Vorhinein vermieden. Vielmehr profitieren Sie von einer engagierten Kommunikation, bei der Situationen im Voraus bewertet und sich anbahnende Probleme rechtzeitig erkannt und kommuniziert werden. So können Sie proaktiv auf die Situation reagieren.

    Setzen Sie auf einzelne Ansprechpartner

    Am effektivsten wird das durch einen einzigen Ansprechpartner gewährleistet, der Sie über den gesamten Transportprozess hinweg, also von der Buchung bis zur Auslieferung, begleitet. Um dies effizient zu ermöglichen, eignet sich eine globale Speditionsplattform mit allen relevanten Dokumenten, über die Sie und alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter der Spedition sowie Lieferanten online miteinander kooperieren. Dann nämlich wird dieses System zu Ihrer Single Source of Truth, das alle Dokumente und sämtliche Kommunikation bündelt und für alle sichtbar macht.

    Alle Daten, sowohl aus Ihren internen Systemen, dem Transportmanagementsystem, der Vertriebsabteilung als auch der der Geschäftspartner laufen an einer Stelle zusammen und werden automatisch aufbereitet. Dadurch können Datensilos verhindert werden, die beispielsweise zu Problemen mit doppelt vorliegenden Datensätzen unterschiedlicher Zeitstempel führen.

    Jeder Mitarbeiter hat von jedem Ort aus einen Echtzeitzugang zu dem gesamten Datensatz, anstehenden Aufgaben und bisheriger Kommunikation. Alle Informationen und Dokumente, angefangen von der Buchung des Transportes bis zur Auslieferung der Ware am Endbestimmungsort, können in ihrer Gesamtheit von den Mitarbeitern simultan eingesehen und überblickt werden. Im Unterschied zur traditionellen Sendungsabwicklung ergibt sich hierdurch der große Vorteil für Sie, dass Ihr Ansprechpartner in der digitalen Spedition tatsächlich jede Station der Transportkette vor Augen hat und in jedem Stadium helfend eingreifen kann.

    Diese neue Art der Transparenz reduziert die Komplexität globaler Transporte und globaler Lieferketten. Sollte sich der Ansprechpartner oder einer Ihrer Mitarbeiter im Urlaub befinden oder plötzlich erkranken, ist sein Stellvertreter in der Lage, den Auftrag sofort und auch ohne vorherige Absprache zu übernehmen.

    Tipp: Die Wahl des richtigen Spediteurs, um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen einzuleiten, ist nicht leicht. FreightHub ist die erste vollwertige Spedition in Europa, die mit ihren Kunden end-to-end entlang digitaler Prozesse arbeitet. Auf der Webseite des Unternehmens finden Sie wertvolle Tipps und Handlungsempfehlungen zur Digitalisierung der globalen Transportlogistik.  Alternativ können Sie sich auch direkt von den Logistikexperten unter auf der Kontaktseite von Freighthub beraten lassen.