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Exportkontrolle: Sanktionslistenprüfung auf einen Blick

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Sanktionsliste

Die Prüfung der Sanktionslisten gehört in der Exportkontrolle zu den elementaren Aufgaben. Doch bei meinen Kundenbesuchen werde ich oft gefragt: „Wie soll man das in der Praxis umsetzen und macht die Anschaffung einer Software Sinn?“ Können Sie sich die Informationen mit den kostenlos zur Verfügung stehenden Systemen beschaffen? Eine allgemein gültige Antwort gibt es darauf nicht. Worauf Sie aber achten sollten, erfahren Sie hier.

Es kommt vor allen Dingen auf die Größe Ihres Unternehmens an. Sind täglich mehrere Vorgänge zu prüfen, kann die Anbindung einer Software sinnvoll sein. Ich empfehle Ihnen hier die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse.

Fragen Sie bei mehreren Softwareanbietern an und erkundigen Sie sich nach den Kosten für die einmalige Anschaffung und für die jeweiligen Aktualisierungen. Lassen Sie sich beraten, welche Arbeitserleichterungen Sie durch die Software haben.

Stellen Sie nun die notwendigen Tätigkeiten ohne Software gegenüber und wägen Sie individuell ab. Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen können Sie gut mit den kostenlos zur Verfügung stehenden Informationssystemen arbeiten.

Stellen Sie eine genaue Arbeitsanweisung zur Sanktionslistenprüfung zusammen

Legen Sie in Ihrem Unternehmen fest, wann und wie die Sanktionslistenprüfungen durchzuführen sind.

Diese nachfolgende Checkliste kann Ihnen hier als Vorlage dienen.

Checkliste für Prüfung von Sanktionslisten

❑ Legen Sie fest, wer für die Sanktionslistenprüfung zuständig ist: Bei welcher Person und in welcher Abteilung soll diese angesiedelt sein?

❑ Stellen Sie sicher, dass auch sämtliche relevanten Listen geprüft werden.

❑ Stellen Sie sicher, dass sämtliche Personengruppen geprüft werden, dazu gehören unter anderem Kunden, Lieferanten, Handlingpartner, also alle an dem jeweiligen Vorgang beteiligten Personen.

❑ Ändern sich vorab angegebene Kundendaten oder andere relevante Daten, berücksichtigen Sie dies und prüfen Sie erneut.

❑ Sichern Sie ab, dass die entsprechenden Abteilungen bei der Koordination zusammenarbeiten und Informationen weitergegeben werden.

❑ Sorgen Sie dafür, dass die verantwortlichen Mitarbeiter entsprechend geschult sind und laufend Weiterbildungen erhalten.

❑ Planen Sie eine frühzeitige und laufende Sanktionslistenprüfung ein. So sollte schon bei der Auftragsanbahnung eine Prüfung durchgeführt werden, zusätzlich bei Auftragserteilung und, besonders wichtig, noch mal vor der eigentlichen Lieferung. Bauen Sie entsprechende Kontrollmechanismen in Ihr Auftragswesen ein. Stellen Sie sicher, dass die durchgeführte Prüfung entsprechend dokumentiert wird.

❑ Erstellen Sie eine Arbeitsanweisung und/oder Checkliste zum genauen Ablauf. So kann es bei Ihren Mitarbeitern nicht zu Missverständnissen kommen. Ansonsten denkt Kollege D, dass sich um die Sanktionslistenprüfung bestimmt Kollege A kümmert, und umgekehrt.

❑ Arbeiten Sie diese Anweisungen in Ihre bestehenden Exportkontrollmechanismen mit ein.

❑ Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung, welche Möglichkeiten bestehen, Kontrollpunkte im IT-System einzubetten.

❑ Kontrollieren Sie regelmäßig – stichprobenartig –, ob alle Vorgaben eingehalten werden.

❑ Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie sich verhalten sollen, wenn zu überprüfende Personen, Unternehmen etc. in den Sanktionslisten gefunden werden. Legen Sie fest, wer in diesem Fall in Ihrem Hause zu informieren ist.

❑ Legen Sie fest, wie Fälle von Namensgleichheit auszuschließen sind.

❑ Berücksichtigen Sie bei US-Geschäften zusätzlich das US-Kontrollrecht und die US-Listen.

Wichtige Plattformen für Ihre Sanktionslistenprüfung

Zu den Sanktionslisten, die von Ihnen zu prüfen sind, gehören die EU-Terror- und -Embargolisten, aber auch die Finanzsanktionen, die gegen einige Länder, Personen oder Institutionen bestehen. Bedenken Sie, dass Listen laufend aktualisiert werden, und verwenden Sie daher immer nur die aktuellen Listen und keine Ausdrucke. Aufgrund des Internets können Sie von der schnellen Anpassung der jeweiligen Bestimmungen profitieren.

Nicht lange suchen – hier finden Sie kostenlose Internetportale für Ihre Exportkontrolle

► Justizportal des Bundes

Diese Datenbank bietet Ihnen eine schnelle Überprüfungsmöglichkeit.

www.finanz-sanktionsliste.de

Geben Sie einfach den Namen der Person oder Institution ein, und Sie sehen, ob diese gelistet ist.

Machen Sie einen Bildschirmprint der Prüfung für Ihre Unterlagen

► Datenbank der EU

Hier finden Sie die konsolidierte Liste der Personen, Gruppen und Organisationen – finanzielle Sanktionen der EU zum Download.

CFSP-Liste

► Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle

• Personenbezogen/Terrorismus

Sie finden hier Informationen und Links zu den

➔Maßnahmen gegen das Al-Qaida-Netzwerk,

➔Maßnahmen gegen bestimmte Personen, Gruppen, Unternehmen und Einrichtungen angesichts der Lage in Afghanistan,

➔Maßnahmen gegen sonstige Terrorverdächtige.

• Länderbezogen/Embargos

Hier gibt es eine Übersicht aller bestehenden Embargos. Sie können diese einmal in Tabellenform oder aber das jeweilige Land einzeln anklicken. Auch die jeweiligen Verordnungen können Sie einsehen.

► Deutsche Bundesbank – Finanzsanktionen

Finanzsanktionen werden ähnlich den sogenannten Terrorlisten gegen Personen oder Organisationen verhängt. Die Gliederung erfolgt hingegen bei der Bundesbank nach Ländern, weil Restriktionen gegen das jeweilige Land verhängt werden.

Sie können hier zum einen allgemeine Informationen finden und zusätzlich die einzelnen Sanktionsregime. Die Bundesbank bietet auch mit ihrem Servicezentrum Hilfestellung rund um Fragen in diesem Bereich:

Hotline: 089 2889 3800

► Internetseite Zolltarifnummern

Auf der Internetplattform www.zolltarifnummern.de finden Sie eine Übersicht der bestehenden Sanktionslisten mit den dazugehörigen auswählbaren Links.