Fehler bei der Zollanmeldung vermeiden: Worauf sollten Sie achten?

Warum sollten Sie Fehler bei der Zollanmeldung vermeiden?

In unserem Berateralltag stellen wir immer wieder fest, dass sowohl viele Unternehmen als auch die einzelnen Angestellten den Zollanmeldungen beim Import nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken. Mit oftmals katastrophalen und kaum abschätzbaren Folgen.

Aktuelle Informationen, Strategien und Handlungsanweisungen, mit denen Sie die Risiken im Außenhandel rechtzeitig erkennen und souverän meistern erhalten Sie in dem Informationsdienst „Zoll und Außenhandel aktuell“.

Neben dem fiskalischen Aspekt, dass ggf. zu wenig Einfuhrabgaben entrichtet werden und dies unter Umständen sogar als Steuerhinterziehung gewertet werden kann, ist eine Zollanmeldung immer auch das Spiegelbild Ihres Unternehmens gegenüber den Zollbehörden.

Wichtig: Leisten Sie sich beim Thema Zollanmeldungen keine Schwachstellen. Bereits kleine Fehler erwecken die Aufmerksamkeit der Zollstellen, wenn sie gehäuft auftreten. Hier steht schnell der Vorwurf von organisatorischen Defiziten im Raum.

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie in jedem Fall auf die direkt abgaben-relevanten Themen „Tarifierung“ und „Zollwert“ legen. Hier droht nämlich ein großes Risiko.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Zollanmeldung?

Fehlerquellen gibt es bei der Zollanmeldung viele. Zu den häufigsten Ursachen für eine fehlerhafte Zollanmeldung gehören

• eine nicht korrekte EORI-Nummer,
• fehlende Bewilligungen, Daten oder Dokumente,
• eine inkorrekte Zolltarifnummer,
• eine falsche Berechnung des Zollwertes,
• nicht vorhandene zollwertrechtliche Hinzurechnungen,
• inkorrekte Codierungen oder
• ungenügend instruierte Zolldienstleister.

Worauf sollten Sie bei der Zollanmeldung achten?

Um Fehler bei der Zollanmeldung zu vermeiden, sollten Sie folgende Angaben und Dokumente in jedem Fall gründlich prüfen.

Angabe der richtigen EORI-Nummer

Liegt Ihnen die korrekte EORI-Nummer vor? Dies ist Ihre persönliche Identifikationsnummer gegenüber dem Zoll.

Erteilung aller erforderlichen Bewilligungen für die Zollanmeldung

Prüfen Sie, ob für das Zollverfahren, in welches die Einfuhrwaren überführt werden sollen, alle erforderlichen Bewilligungen erteilt wurden. Für dieses Verfahren ist eine Bewilligung erforderlich:

• vereinfachtes Verfahren zur Anmeldung
• Zolllager
• aktive und passive Veredelung
• Umwandlungsverfahren
• vorübergehende Verwendung

Nur wenn die erforderlichen Bewilligungen vor Abgabe der Zollanmeldung (in der Regel schriftlich per Einheitspapier) vorliegen, können die Waren in das entsprechende Verfahren überführt werden. Prüfen Sie zudem, ob alle vom Zoll gemachten Bewilligungsauflagen eingehalten werden.

Angabe aller erforderlichen Informationen bei der Zollanmeldung

Prüfen Sie, ob alle im Rahmen der Zollanmeldung erforderlichen Daten vorhanden sind. Bei diesen Standardinformation sollten Sie sich im Rahmen der Zollanmeldung keine Fehler erlauben:

• (Zoll-)Anmelder und ggf. Vertreter
• Empfänger
• Einführer
• Bestimmungsland
• Ursprungsland
• Warennummer (Zolltarifnummer)
• Warenbezeichnung
• Anzahl der Positionen Lieferbedingung und Verkehrszweig

Im „Merkblatt zu Zollanmeldungen, summarischen Anmeldungen und Wiederausfuhranmeldungen“ der deutschen Zollverwaltung finden Sie eine vollzählige Auflistung aller für die Zollanmeldung erforderlichen Angaben und detaillierte Beschreibungen zu einzelnen Teilbereichen, die wir hier nicht alle aufführen können.

Dieses Merkblatt finden Sie unter www.zoll.de.

Überprüfung der nötigen Dokumente für die Zollanmeldung

Prüfen Sie, ob alle zur Abgabe der Zollanmeldung erforderlichen Dokumente vorhanden sind. Hierzu zählen z. B.:

• Handelsrechnung, Pro-forma-Rechnung
• Bewilligungen (z. B. Zollverfahren)
• Einfuhrgenehmigungen
• Originale der Präferenzdokumente
• VuB-Unterlagen (EUR.1, EUR.2, ATR)
• Frachtbriefe und Beförderungsunterlagen

Wichtig: Dass Sie diese Dokumente bei der Abgabe von elektronischen Zollanmeldung in der Regel nicht vorlegen müssen, bedeutet nicht, dass Ihnen diese Dokumente zum Zeitpunkt der Einfuhr nicht vorliegen müssen. Sie sind zwar von der Vorlage dieser Dokumente befreit, auf Nachfrage der Zollstellen bzw. für spätere Betriebsprüfungen müssen diese aber vorgelegt werden können.

Korrekte Angabe der Zolltarifnummer

Fragen Sie sich: Ist eine Zolltarifnummer für die anzumeldenden Waren vorhanden und zutreffend? Die zutreffende Zolltarifnummer der Einfuhrware ist einer der wichtigsten Punkte Ihrer Einfuhrzollanmeldung! Hiervon hängen die Maßnahmen der Zollverwaltung und die Höhe der zu entrichtenden Einfuhrabgaben ab.

Unsere Empfehlung: Übernehmen Sie keinesfalls ungeprüft die Tarifierungsinformationen, die Ihnen vielleicht von Ihrem Lieferanten bereits auf den Rechnungsdokumenten vorgegeben werden. Verifizieren Sie diese Angaben in jedem Fall noch einmal durch eine selbstständige Einreihung der entsprechenden Waren in den Zolltarif.

Ermittlung des richtigen Zollwertes für die Zollanmeldung

Die Ermittlung des richtigen Zollwerts führt in der Praxis vielfach zu Problemen und ist eine der häufigsten Ursachen für fehlerhafte Zollanmeldungen.

Da die Importe in den meisten Fällen auf ein Kaufgeschäft zurückzuführen sind, ist die Transaktionswertmethode die in der Praxis wichtigste Zollwertermittlungsmethode. Hierbei bildet der (vollständig) gezahlte oder zu zahlende Preis die Grundlage. Aber Achtung: Der Rechnungspreis ist hierbei nicht automatisch der „richtige Zollwert“. Fragen Sie sich: Kenne ich alle Bestandteile des maßgeblichen Kaufgeschäftes?

Ein Risiko sind hier solche Zahlungen und Preisbestandteile, die neben dem Kaufpreis geleistet werden, sich aber auf die Ware und das zu bewertende Kaufgeschäft beziehen (sogenannte aufgespaltene Kaufpreisbestandteile). Hier die in der Praxis häufigsten Beispiele:

• Anlaufkosten
• Analyse-, Qualitätssicherungskosten
• Zertifizierungskosten
• Werbekosten
• Garantiekosten

Sind Kosten für derartige Tätigkeiten im Rahmen des Kaufgeschäftes entstanden, müssen sie dem Zollwert unter Umständen hinzugerechnet werden.

Berücksichtigung zollwertrechtlicher Hinzurechnungen

Neben den aufgespaltenen Kaufpreisbestandteilen gibt es noch zahlreiche andere Kostenbestandteile, die Sie bei der Berechnung des Zollwertes hinzurechnen müssen, wenn sie von Ihrem Unternehmen beim Erwerb der Ware getragen werden und nicht bereits im Preis für die Ware enthalten sind. Diese sind:

• Provisionen und Maklerlöhne
• Umschließungs- und Verpackungskosten
• Beistellungen (z. B. Material, Werkzeug, Entwicklung, Produktionsmittel etc.)
• Lizenzgebühren
• Erlöse aus späteren Weiterverkäufen
• Beförderungs-, Versicherungs- und Ladekosten

Setzen Sie sich intensiv mit dem Thema aufgespaltene Kaufpreisbestandteile und Hinzurechnungen (z. B. Materialbeistellungen) zum Zollwert auseinander. Passieren hier Fehler, wird es im Nachhinein (z. B. bei Zollprüfungen) meist sehr teuer. Straf- und bußgeldrechtliche Konsequenzen kommen erschwerend hinzu.

Verwendung der korrekten offiziellen Codierungen

Viele Angaben einer (elektronischen) Zollanmeldung müssen in Form von offiziellen Codierungen gemacht werden. Die Zollanmeldung ist das Spiegelbild Ihres Unternehmens beim Zoll. Dauerhaft falsch angewendete Codierungen erwecken bei den Beamten schnell den Eindruck von Unzuverlässigkeit.

Die offiziell zu verwendenden Codierungen finden Sie auf der Internetseite der deutschen Zollverwaltung unter www.zoll.de.

Detaillierte Instruktion des Zolldienstleisters

Ein Zolldienstleister vertritt Sie (meist: direkte Vertretung) bei der Ausführung der operativen Tätigkeiten gegenüber der Zollverwaltung. Dem Zolldienstleister müssen also unbedingt alle Informationen vorliegen, die zur Abgabe der Zollanmeldung erforderlich sind (siehe Punkte 1 bis 7). Verfassen Sie unbedingt schriftliche Arbeits- und Verfahrensanweisungen und geben Sie dem Zolldienstleister somit genaue Instruktionen.