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Verlängerte Gültigkeit: Denken Sie an die Überwachung Ihrer Langzeitlieferantenerklärungen (LLE)

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Lieferantenerklärung

Das Ausstellen und Einholen von Lieferantenerklärungen gehören zu den Routinevorgängen in Ihrem Unternehmen. Nichtsdestotrotz handelt es sich um einen sehr wichtigen Prozess. Durch präferenzielle Begünstigungen sparen Sie und/oder Ihre Kunden (bzw. die Kunden Ihrer Kunden) Zollabgaben.

Mit der Anwendung des Unionszollkodex zum 1.5.2016 änderten sich die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Langzeitlieferantenerklärungen (LLE). Mussten LLE bisher in jährlichem Turnus angefordert bzw. auf Anforderung Ihrer Kunden ausgestellt werden, wurde die bisherige 1-Jahres-Gültigkeit verlängert. LLE können nun 2 Jahre gültig sein.

Denken Sie daran: Ändert sich die Ursprungseigenschaft Ihrer Waren, für die Sie eine LLE ausgestellt haben, müssen Sie dies Ihrem Kunden mitteilen. Genauso muss Ihr Lieferant Sie informieren, sofern sich die Ursprungseigenschaft von an Sie gelieferten Waren geändert hat.

Verlieren Ihre Waren die Ursprungseigenschaft, müssen Sie Ihre LLE ggf. widerrufen. Stellen Sie LLE nun für 2 Jahre aus, dürfen Sie keinesfalls versäumen, die Präferenzursprungseigenschaft der entsprechenden Waren auch über diesen Zeitraum zu überwachen. Dies ist vor allem deshalb wichtig, da sich innerhalb der 2-jährigen Gültigkeitsdauer verständlicherweise die maßgeblichen Verhältnisse signifikant ändern können.

Beispiel: Wie ein Lieferantenwechsel Geld kosten und Handlungsbedarf auslösen kann

Stellen Sie sich folgenden Sachverhalt vor: Sie sind Hersteller von Modellautos. Ihre Präferenzkalkulation ergibt, dass diese Waren die Präferenzursprungseigenschaft besitzen. Die entsprechenden Wertschwellen werden überschritten, die Listenkriterien des entsprechenden Präferenzabkommens sind erfüllt. Sie liefern diese Modellautos an Ihren größten Kunden nach München und stellen darüber hinaus (in diesem Fall berechtigterweise) auf Wunsch Ihres Kunden eine LLE aus.

Ihre Produktionsabteilung entscheidet zum Jahreswechsel, bestimmte Vormaterialien, welche bisher von einem italienischen Lieferanten bezogen werden, nun in China einzukaufen. Auslöser dieses Lieferantenwechsels war ausschließlich der Preis. Aufgrund dieses Lieferantenwechsels erhöht sich der Wert der Vormaterialien ohne Ursprung. Die Präferenzursprungseigenschaft wird nun nicht mehr erreicht, da die entsprechenden Wertschwellen jetzt unterschritten werden.

Konsequenz 1: Sie haben für die Modellautos eine LLE ausgestellt. Darin bestätigen Sie die Präferenzursprungseigenschaft der Waren. Da die einschlägigen Listenkriterien nicht mehr erfüllt werden, müssen Sie die ausgestellte Lieferantenerklärung widerrufen.

Konsequenz 2: Ihr Münchener Kunde fordert von Ihnen eine Lieferantenerklärung an, weil er die Modellautos präferenzbegünstigt an seine Kunden liefern möchte (z. B. in die Schweiz). Durch die von Ihnen widerrufene LLE ist ihm das ggf. nicht mehr möglich. Der Kunde Ihres Kunden wird nun ggf. Zölle bezahlen. Für diese Mehrkosten muss jemand aufkommen (abhängig von der Vertragsgestaltung).

Meine Empfehlung: Durch interne Sensibilisierung Ihrer Unternehmensbereiche sollten Sie auf die im Beispiel dargestellte Problematik hinweisen.

Falsche Lieferantenerklärungen gefährden Kundenbeziehung und werden zum finanziellen Risiko

Die in Lieferantenerklärungen gemachten Angaben werden bei Ihren Kunden für folgende 3 Sachverhalte benötigt:

  1. Anträge auf Ausstellung von Ursprungsnachweisen durch die Zollstelle (z. B. Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1)
  2. Ursprungserklärungen auf der Rechnung
  3. Ausstellung von Folge-Lieferantenerklärungen

Falsch ausgestellte Lieferantenerklärungen können die Präferenzkalkulation Ihrer Kunden „zerschießen“. Auf dieser Basis stellt Ihr Kunde dann unter Umständen unberechtigterweise Präferenznachweise aus (bzw. er lässt sie ausstellen). Diese können wiederum zur Zerreißprobe mit dessen Kunden führen. Beim Kunden Ihres Kunden steht dann nämlich ggf. eine hohe Zollnachforderung ins Haus.

Ein verbindliches Formular ist nicht erforderlich – verbindlicher Wortlaut und Originalunterschrift schon

Sie können eine Lieferantenerklärung grundsätzlich z. B. auf

  • einem einheitlichen Formular (erhältlich beispielsweise bei den Industrie-und Handelskammern),
  • auf der Rechnung,
  • auf einem zugehörigen Lieferschein oder
  • einem sonstigen Handelspapier
  • abgeben. Lieferantenerklärungen müssen allerdings grundsätzlich im Original unterzeichnet werden. Von diesem Grundsatz gibt es lediglich eine Ausnahme: Auf die Unterschrift können Sie verzichten, wenn
  • die Lieferantenerklärung mit dem Computer erstellt wurde und
  • der für die Abgabe der Erklärung Verantwortliche anhand entsprechender Angaben in der Erklärung eindeutig bestimmbar ist und
  • Sie sich als Lieferant gegenüber dem Käufer schriftlich zur vollen Haftungsübernahme hinsichtlich aller auf diesem Wege abgegebenen Lieferantenerklärungen verpflichten.
Wichtig: Keine Kompromisse gibt es hinsichtlich des Wortlauts von LLE. Er hat penibel den rechtlichen Vorgaben zu folgen.

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