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So nutzen Sie den „ermächtigten Ausführer“

©Grigory Bruev – Fotolia
Ermächtigter Ausführer

Als Mitarbeiter der Zollabteilung wissen Sie: Die tägliche Arbeit ist mühsam und aufwendig. Der Außenhandel fordert viel. Erleichterungen wie die Bewilligung zum Ermächtigten Ausführer (EA) sind daher besonders willkommen und ein wirkungsvolles Instrument, um aufseiten der Wirtschaftsbeteiligten den Verfahrensablauf zu vereinfachen.

Durch die Bewilligung zum EA ergeben sich für Sie zahlreiche Vorteile. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie die betreffenden Waren in Ihrem Betrieb selbst herstellen oder als Handelswaren ausführen.

Im Rahmen der Selbstzertifizierung ist es den Inhabern dieser Bewilligung erlaubt, präferenzrechtliche Ursprungserklärungen auf Rechnungen oder Handelsdokumenten selbstständig und eigenverantwortlich auszustellen. Zudem schreiben immer mehr neue Freihandelsabkommen wie z. B. das Abkommen der EU mit Südkorea die Bewilligung des EA als Voraussetzung für die Ausstellung von Präferenznachweisen vor. Darüber hinaus dürfen Sie als EA im Warenverkehr mit der Türkei vorausbehandelte oder mit Sonderstempeleindruck versehene A.TR-Warenverkehrsbescheinigungen verwenden.

Unter dem Strich entfällt für Sie also die Pflicht, Warenverkehrsbescheinigungen wie die A.TR, die EUR.1 oder die EUR-MED durch die zuständige Zollstelle ausstellen zu lassen. Durch die Inanspruchnahme dieser Vereinfachung sparen Sie langfristig also eine Menge Aufwand und bares Geld.

Im Gegenzug zu den gewährten Erleichterungen erwartet der Zoll allerdings eine „Gegenleistung“. Als EA stehen Sie in der Verantwortung und es obliegen Ihnen vor allem die folgenden Verpflichtungen:

  • A.TR-Bescheinigung im Warenverkehr mit der Türkei nur für Waren verwenden, die sich im zollrechtlich freien Verkehr befinden
  • Abgabe von Ursprungserklärungen auf der Rechnung nur für solche Waren, die die Ursprungseigenschaft im Sinne der jeweiligen Präferenzregelung besitzen
  • jederzeitige Nachweismöglichkeit der Ursprungs- oder Freiverkehrseigenschaften
  • Verantwortungsübernahme für die korrekte Anwendung des Verfahrens
  • Pflicht zur Aufbewahrung der Dokumente und Unterlagen (10 Jahre)
  • jederzeitiger Nachweis gegenüber den Zollbehörden auf Verlangen

Punkten Sie also bei Ihren Vorgesetzten, indem Sie ein Konzept zur Inanspruchnahme dieser Vereinfachung vorlegen. Erarbeiten Sie eine Vorlage, in der Sie die Vorteile einer solchen Vereinfachung aufzeigen und den Verpflichtungen gegenüberstellen. Leisten Sie im Hinblick auf den Antrag auf eine solche Bewilligung bereits vorab wertvolle Vorarbeit durch die Beachtung der folgenden Hinweise.

Meine Empfehlung: Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass es sehr häufig praktisch und in vielen Fällen sogar notwendig ist, bereits vor Antragstellung in Kontakt mit dem Zoll zu treten, um die Abläufe und eventuell notwendige Anpassungen bei den betrieblichen Abläufen zu erörtern und zu diskutieren. Hier können Sie durch eine gute Vorarbeit auf jeden Fall glänzen.

Beachten Sie diese Hinweise bei der Antragstellung

Die Inanspruchnahme der Vereinfachungen eines EA muss Ihnen vom Zoll bewilligt werden.

Zuständig für die Bewilligung ist regelmäßig das Hauptzollamt, in dessen Bezirk Ihr Unternehmen seinen Hauptsitz (und den Sitz der Buchführung) hat.

Die Form des Antrags ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben und bleibt daher Ihnen überlassen. Ein spezielles Antragsformular existiert nicht. Der Antrag sollte aber in jedem Fall die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • die zuständige Ansprechperson im Unternehmen mit Kontaktdaten (gemeint sind hier vor allem Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse usw.)
  • Ort der Lagerung und Aufbewahrung der präferenzrechtlichen Unterlagen
  • Bewilligungsnummern von bereits erteilten Vereinfachungen oder Zollverfahren (z. B. aktive Veredelung, Zolllagerverfahren)
  • EORI-Nummer des Unternehmens
  • Aufzählung der Länder, in die Sie unter Inanspruchnahme der Präferenzbedingungen exportieren möchten, sowie eine voraussichtliche (geschätzte) Anzahl der monatlichen Exportsendungen je Präferenzregelung

Dem Antrag auf Bewilligung zum EA müssen Sie Ihre Gewerbeanmeldung oder einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister beifügen. Auch hierum sollten Sie sich frühzeitig kümmern.

Des Weiteren fordert der Zoll eine sogenannte Arbeits- und Organisationsanweisung (AuO). Hierdurch erbringen Sie den Nachweis, dass durch Ihre innerbetriebliche Organisation die Einhaltung der oben genannten Verpflichtungen gewährleistet ist. Um einen reibungslosen Ablauf im Bewilligungsverfahren sicherzustellen, sollten Sie auch diese bereits vor Antragstellung vorbereiten.

Um Ihnen die Erarbeitung einer AuO zu erleichtern haben wir die allgemeinen Anforderungen, die der Zoll hier stellt, in der Tabelle auf folgender Seite für Sie zusammengefasst.

Übersicht: Diese Anforderungen stellt der Zoll an Ihre AuO

Selbstverständlich variieren die Anforderung je nach Betriebsgröße und -struktur, internen Abläufen, Hierarchien sowie Verantwortlichkeiten und sind den individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens anzupassen. Die Tabelle gibt daher nur einen allgemeinen Überblick der Themengebiete.

Thema

Beschreibung

Unternehmenstätigkeit

Je nach Art Ihrer Unternehmenstätigkeit (Herstellung oder Handel) sind verschiedene präferenzrechtliche Regelungen für Sie von Bedeutung. Im Handel ist regelmäßig der Nachweis (Dokumente) der jeweiligen Ursprungseigenschaft von Produkten oder Materialien von Bedeutung. Die Produktion und Herstellung stellen hingegen in der Regel eher auf die Regelungen zum Ursprungserwerb einer Ware ab.

Stellen Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit also ausführlich und nachvollziehbar dar (z. B. durch Beschreibung des Warenkreises).

Gesamtverantwortlicher und Verantwortlichkeiten

Als Gesamtverantwortlicher ist die Person im Unternehmen anzugeben, die die rechtskonforme und ordnungsgemäße Umsetzung des Verfahrens verantwortet. Diese Person sollte neben den notwendigen Qualifikationen im Präferenzrecht auch die Befugnis besitzen, in betriebliche Abläufe steuernd einzugreifen. Ihr obliegen die Überwachung der mit der Ausstellung der Präferenznachweise betrauten Mitarbeiter sowie die Sicherstellung von Einhaltung und richtiger Anwendung der Ursprungsregeln.

Diejenige(n) Personen(en), die im Unternehmen für die Ausstellung von Präferenznachweisen und/oder Ursprungserklärungen verantwortlich ist/sind, muss/müssen namentlich benannt werden.

Geben Sie bei beiden Personen deren innerbetriebliche Funktion sowie deren Kontaktdaten an.

Unterschriftsberechtigte

Ursprungserklärungen auf der Rechnung müssen handschriftlich unterschrieben werden. Im Antrag auf Bewilligung zum EA müssen Sie die hierzu berechtigten Personen benennen.

Unsere Empfehlung: Von der Verpflichtung zur handschriftlichen Unterschrift können Sie sich befreien lassen. Ergänzen Sie hierzu den Antrag um eine „Verpflichtungserklärung“ mit folgendem Wortlaut: „Ich, der Unterzeichner, verpflichte mich, die volle Verantwortung für jede Erklärung auf der Rechnung oder einem anderen Handelspapier zu übernehmen, die mich so identifiziert, als ob ich sie handschriftlich unterzeichnet hätte.“

Organisation des Wareneingangs sowie der Lagerung

Im Rahmen der AuO ist darzustellen wie und ggf. mit welcher Software der Wareneingang erfasst wird. Hier müssen Sie festlegen, wann, wie und mit welchen Angaben die Wareneingänge zu erfassen sind. Es müssen Regelungen getroffen werden, die klar er-kennbar machen, ob es sich um Waren mit Ursprung in der EU, mit Ursprung in einer anderen Vertragspartei oder um Waren ohne Ursprung handelt. Bei der Lagerung dieser Produkte müssen Regelungen getroffen werden, die eine Identifikation der Lagerbe-stände und eine Zuordnung zu den präferenziellen Vorpapieren (auch nachträglich) ermöglichen.

Hierzu gehören auch Regelungen über den Nachweis von Ursprungseigenschaften (z. B. Lieferantenerklärungen, Präferenznachweise) für Vorprodukte oder -material, z. B. in Form von Arbeitsanweisungen.

Arbeitsanweisungen

In den Arbeitsanweisungen treffen Sie verbindliche Regelungen zur Bearbeitung der verschiedenen Sachverhalte aus präferenzrechtlicher Sicht. Hierzu gehören Themen wie:

  • Anforderung von präferenzrechtlichen Vorpapieren (z. B. Lieferantenerklärungen, Präferenznachweise)
  • Prüfung der Vorpapiere (z. B. Gültigkeit der Erklärungen, rechtzeitige Anforderung etc.)
  • innerbetriebliche Verantwortlichkeiten zur Prüfung und Anforderung der Dokumente
  • Anweisungen zur Dokumentation und Archivierung (insbesondere Erfordernis der Dokumente im Original)
  • Anweisungen zum Erwerb der Ursprungseigenschaft von Ausfuhrwaren (z. B. Prüfung der Ursprungseigenschaft auf Grundlage der jeweils geltenden Regelungen des Bestimmungslandes und Ursprungssystematik, von Wertklauseln und Kalkulationsgrundsätzen usw.)

Sicherstellung der Kommunikation

Stellen Sie organisatorisch sicher, dass der notwendige innerbetriebliche Informationsfluss gewährleistet ist. Allen mit der Ausfertigung von Präferenznachweisen betrauten Beschäftigten müssen die ursprungsrelevanten Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Treffen Sie Maßnahmen und Anweisungen zur innerbetrieblichen Überwachung sowie einen Eskalationsplan bei Nichteinhaltung.

Achtung: Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, ist diese Tabelle lediglich als allgemeine Hilfestellung und nicht als abschließende Aufzählung der Anforderungen zu verstehen. Von der Verwendung von Mustervorlagen oder gar Vordrucken für eine AuO raten wir daher ab. Die AuO ist ein sehr individuelles Dokument, das Sie entsprechend den individuellen Bedingungen erarbeiten müssen.

Erstellen Sie den Antrag auf Bewilligung eines EA selbstständig. Die AuO sollte an die bei Ihnen vorherrschenden innerbetrieblichen Verhältnisse angepasst und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Bei dem schon empfohlenen Vorabtermin mit dem Zoll können Sie die dann bereits vorbereiteten Dokumente sowie die AuO erörtern und diskutieren. Notwendige Anpassungen und Änderungen sind auf diesem Wege im Nachgang schnell erledigt und einer Zertifizierung zum EA steht nichts mehr im Weg.

Meine Empfehlung: Eine Hilfe bei der Erstellung des Antrags und der Erarbeitung der AuO bietet Ihnen das „Merkblatt zum ermächtigen Ausführer“ der deutschen Zollverwaltung. Dieses finden Sie auf der Internetseite des Zolls auf www.zoll.de in der Rubrik „Formulare und Merkblätter“. Nutzen Sie dieses Hilfsmittel. Das Merkblatt zeigt die wesentlichen Anforderungen konkret auf.

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