Frachtabwicklung: Was ist beim Transport Ihrer Waren zu beachten?

Der Frachtabwicklung der Ware ist für Sie als Exporteur von großer Bedeutung. Denn das Produkt soll nicht nur sicher, sondern auch mit einem guten Service bei Ihrem Kunden ankommen. Die Kundenzufriedenheit garantiert neue Aufträge und vielleicht gewinnen Sie auch zusätzliche Kunden in den einzelnen Empfängerländern. Aber bei der Frachtabwicklung beziehungsweise dem Transport der Ware müssen viele Dinge beachtet werden, von den Kosten bis zu den Vorgaben, die für die einzelnen Transportdokumente zu beachten sind.

Was sollten Sie bei der Wahl des Transportmittels beachten?

Die Auswahl, welches Transportmittel für die eigene Ware das richtige ist, muss jedes Unternehmen individuell vornehmen. Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Schnelligkeit und Flexibilität: Wie schnell muss die Waren verschickt werden? Wie flexibel müssen Sie auf Anfragen reagieren? Wohin muss die Ware befördert werden?
• Sicherheit: Ist die Ware temperatur- oder berührungsempfindlich? Welche Transportart ist die sicherste?
• Warenart: Handelt es sich um sperrige oder empfindliche Güter? Ist der Transport mit allen Frachtmitteln möglich?
• Kosten: Wie hoch sind die Kosten je Transportart? Handelt es sich um leichte oder schwere Güter?
• Umweltbelastung

Was ist das richtige Transportmittel für Ihre Ware?

Jede Transportart bietet Ihnen Vor- und Nachteile. Welche Sie für Ihre jeweilige Lieferung auswählen, hängt von der aktuellen Auftragssituation ab. Denn nicht immer ist eine See- oder Luftfracht erforderlich. Bei der Abwicklung von Warensendungen eignet sich beispielsweise auch ein Kurierdienst. Zur Entscheidungsfindung sehen Sie hier die Pro- und Contra-Argumente für die einzelnen Transportarten.

Transportmittel	Vorteile	Nachteile
Seefracht	kostengünstig hohes Einzelladegewicht möglich Großer Laderaum steht zur Verfügung. Betrachtet man den Umweltaspekt im Verhältnis: geringer Energieverbrauch.	längere Transportdauer wenig Flexibilität Streckennetz ist eingeschränkt. Vorgegebene Transportzeiten können nicht immer eingehalten werden. Ware muss zum Hafen und bei Ankunft noch zum Kunden gebracht werden
Bahn	Ein hohes Ladegewicht ist möglich. Der Transport ist relativ schnell. gut kalkulierbare Transportzeiten Unfallrisiko ist eher gering.	Zusätzlicher Transport zum und vom Bahnhof ist notwendig. Abhängigkeit vom Fahrplan
Flugzeug	schnelle Lieferung Lieferung über weitere Entfernungen (kurze Transportzeit) relativ flexibel	hohe Kosten (Berechnung nach Gewicht) Transport zum Flughafen und eventuell zum Kunden muss zusätzlich organisiert werden. nicht möglich für einige gefährliche oder sperrige Waren Umweltaspekt – hoher Energieverbrauch besonders strenge Anforderungen an Dokumentationen
LKW	kostengünstig Orte können freier gewählt werden. Ware kann bis zum Kunden direkt transportiert werden. flexibel relativ schneller Transport nicht von Fahrplänen abhängig	Unfallgefahr ist relativ hoch. Transportzeiten können schwanken (Stau, Wetter). Umweltbelastung ist hoch
Kurierdienst	Ware wird bis zum Kunden transportiert. Transporte sind planbar. Durch Sendungsverlaufsprotokoll ist jederzeit der Verbleib der Sendung nachvollziehbar. Auch Orte, die abseits gelegen sind, sind belieferbar.	hohe Umweltbelastung nicht für alle Waren möglich

Was müssen Sie zum Versand per Flugzeug wissen?

Der Frachtbrief bei der Luftfracht ist der Air Way Bill und gilt als internationales Beförderungsdokument. Es muss in englischer Sprache ausgestellt werden. Auch wenn ein Wechsel der Fluggesellschaft während des Transports stattfindet, kann dieser weiterverwendet werden. Der Luftfrachtbrief wird in 3 Originalen ausgestellt, je eine Ausfertigung für:

• den Absender (Empfangsbestätigung),
• den Empfänger (begleitet die Sendung) und
• die Fluggesellschaft.

Die 3 Originale gelten alle als gleichwertig. Das bedeutet, mit jedem Exemplar kann der Nachweis über den Abschluss eines Frachtvertrags erbracht werden.

Wie werden die Frachtkosten beim Flugzeug berechnet?

Die meisten Luftverkehrsgesellschaften rechnen ihre Sendungen nach dem The Air Cargo Tariff (TACT) ab. Der TACT ist ein internationaler Luftfrachttarif und dient als Richtlinie zur Berechnung der anfallenden Fracht. Die Festlegung der Preise erfolgt aber letztendlich durch den Transporteur, wobei die Preise dabei meist niedriger als im TACT sind.

Im TACT wird nach verschiedenen Frachtraten unterschieden. Als Beispiele zu nennen sind Warenklassenraten, Spezialraten, Mindestfrachtbeträge und allgemeine Frachtraten.

Eine Frachtrate wird oftmals nach dem Bruttogewicht kalkuliert. Zusätzlich berücksichtigt werden muss, wenn Güter besonders sperrig sind, da sie in diesem Fall mehr Volumen im Flugzeug benötigen.

Was ist bei der Frachtabwicklung per Bahn zu beachten?

Im internationalen Eisenbahngüterverkehr wird der internationale Eisenbahnfrachtbrief (CIM) als Frachtbrief eingesetzt. Dieser wird durch den Absender in 5-facher Ausfertigung ausgestellt:

• Original-Frachtbrief – begleitet die Ware und wird dem Empfänger ausgehändigt.
• Frachtkarte – erhält der Empfangsbahnhof zur Abrechnung des Transports
• Empfangsschein – verbleibt am Empfangsbahnhof und dient als Beweis der Warenübergabe.
• Doppel des Frachtbriefes – Ausfertigung für den Absender
• Versandschein – verbleibt am Versendungsbahnhof

Der CIM-Frachtbrief dient als Nachweis zum Versand der Ware und kann auch als Inkassopapier verwendet werden. Gebunden ist das Verfügungsrecht jedoch an das Frachtbriefdoppel.

Wie erfolgt die Abrechnung im Güterverkehr?

Der Güterverkehr wird nach einer allgemeinen Preisliste abgerechnet und richtet sich nach folgenden Faktoren:

• Gewichtsstufe in Tonnen
• Entfernung in Kilometern
• nach dem genutzten Wagentyp

Was sollten Sie zur Frachtabwicklung per LKW wissen?

Im grenzüberschreitenden Güterverkehr mit Kraftfahrzeugen wird der Lkw-Frachtbrief (CMR-Frachtbrief) als Frachtpapier eingesetzt. Die Ausfertigung erfolgt 3-fach (3 Originale), ein Frachtbriefdoppel gibt es nicht. Alle Beteiligten (Exporteur, Importeur und Frachtführer) erhalten je ein Exemplar. Als Exporteur haften Sie für eventuell anstehende Kosten, die dem Spediteur durch falsche oder unvollständige Daten
aus dem Frachtbrief entstehen.

Beim Versand durch Lkw ist zwischen dem Güterkraftverkehr und dem Stückgutverkehr zu unterscheiden. Für die Berechnung der Frachtkosten werden verschiedene Kostentabellen zurate gezogen. Faktoren für die Frachtberechnung sind meist Tages-, Kilometer- und/oder Stundensätze. Zusätzlich sind Mautgebühren in die Kosten einzukalkulieren.

Worauf sollten Sie bei der Abwicklung per Seefracht achten?

Bei der Seefracht kommt dem sogenannten Konnossement eine große Bedeutung zu. Das Konnossement ist ein Traditionspapier (Wertpapier) und wird vom Verfrachter ausgestellt.

Die rechtlichen Vorgaben zum Inhalt des Konnossements sind im Handelsgesetzbuch geregelt. So sind z.B. einzelne Inhalte wie etwa die Angabe des Bestimmungshafens oder aber die Nationalität des Schiffes vorgeschrieben.

Durch die Ausstellung des Konnossements verpflichtet sich der Verfrachter dazu:

• die Ware zu übernehmen,
• sie bis zu dem im Konnossement genannten Hafen zu befördern und
• diese an den durch das Konnossement legitimierten Empfänger auszuhändigen.

Wie finden Sie einen guten Spediteur?

Den richtigen Partner für den Transport zu finden gestaltet sich in der Praxis nicht immer ganz einfach. Die Auswahl des Spediteurs ist eine Vertrauenssache – schließlich ist der Spediteur bzw. der von ihm organisierte Frachtführer derjenige, der Ihre Ware zum Kunden bringt. Ist das Verhalten des Spediteurs dem Kunden gegenüber nicht korrekt oder gibt es Probleme, kann dies leicht auf Ihr Unternehmen zurückfallen. Um das zu vermeiden, sollten Sie sich für die Auswahl Zeit nehmen und überdenken, welche Anforderungen Ihr Wunschspediteur unbedingt erfüllen muss.

So erkennen Sie einen guten Spediteur

• Beim Spediteur sollte ein guter Umgangston herrschen. Sie sollten nicht das Gefühl haben, ihm lästig zu sein. Das ist unabhängig davon, ob Sie oft oder nur einmalig mit dem Spediteur zusammenarbeiten.
• Ist der Spediteur für Sie immer ansprechbar und nimmt er sich ausreichend Zeit? Ist die Beratung ausführlich und verständlich?
• Meldet er sich bei Ihnen bei anstehenden Änderungen und informiert Sie selbstständig über wichtige Vorgaben bei der jeweiligen Sendung? Erhalten Sie eine Rückmeldung, falls die Transportversicherung nicht ausreichend ist?
• Auch wenn Ihnen der Spediteur aktuell nicht helfen kann, versucht er, für Sie eine Lösung zu finden, oder kann Ihnen entsprechende Ansprechpartner nennen?
• Angebote und Vertragsunterlagen sollten übersichtlich und für jeden verständlich gestaltet sein.
• Rechnungen sollten anhand der Vertragsunterlagen leicht kontrollierbar und korrekt ausgestellt werden. Sie müssen dem jeweiligen Auftrag ohne langes Suchen zugeordnet werden können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mehrere Sendungen an einen Kunden haben.

Welche Frachtkosten für den Export fallen an?

Betrachten Sie die anfallenden Kosten für den Exportversand Ihrer Ware, dürfen Sie nicht nur die eigentlichen Transportkosten einkalkulieren. Gerade bei der Abwicklung von Exportaufträgen ist eine exakte Kostenkalkulation wichtig – so können Sie bei Ihrer Angebotskalkulation alle anstehenden Belastungen mit einrechnen. Oft entstehen Kosten, die länder- oder kundenspezifisch bedingt sind.

Checkliste zur Kalkulation der Frachtkosten

Anfallende Frachtkosten	Checkliste
Transportversicherung	Benötigen Sie eine zusätzliche Versicherung?
Vortransport	Kosten für den Vortransport können z.B. der Transport zum Verladeort, notwendige Umladungen oder Kosten des Spediteurs darstellen.
Haupttransport	Sind alle Kosten für die eigentliche Fracht, zusätzlich eventuelle Zwischenlagerungen oder Umladungen enthalten?
Nachtransport	Muss der Nachtransport zum Empfänger einkalkuliert werden? Welche Kosten fallen dafür an?
Verpackungskosten	Je nach Empfängerland oder Produkt können zusätzliche Kosten für zum Beispiel eine besondere Verpackung anfallen.
Markierung	Hat Ihr Kunde oder das Empfängerland besondere Markierungen vorgeschrieben? Welche Kosten entstehen Ihnen als Exporteur dabei?
Dokumente	Welche Transportdokumente werden benötigt (variiert je nach Empfängerland)?
Einfuhrabfertigung	Sind Sie als Exporteur für die Einfuhrabfertigung zuständig, können unter anderem Zollgebühren, Kosten für Zollagenten oder Spediteur, Abgaben, andere Steuern und Einfuhrsteuern anfallen
Lagerkosten	Eventuell können Lagergebühren vor der Zollabfertigung oder der Lieferung zum Kunden anfallen.
Länder- oder kundenspezifische Anforderungen	Müssen Sie besondere Vorgaben des Einfuhrlandes berücksichtigen oder hat Ihr Kunde spezifische Anforderungen (z.B. besondere Etikettierung)?