Zollbeauftragter im Unternehmen – Was steckt hinter diesem Posten?

Zollbeauftragter im Unternehmen – Was steckt hinter diesem Posten?

Zollbeauftragter oder betrieblicher Zollverantwortlicher, Bezeichnungen für diese Arbeitsstelle gibt es jede Menge. Doch was verbirgt sich genau dahinter? Welche Anforderungen werden an diese Position gestellt? Welche Rechte und Pflichten bringt diese Funktion mit sich?

Wenn Sie die Stelle “betrieblicher Zollbeauftragter” angeboten bekommen

Fall 1: Sie arbeiten im Bereich Logistik oder Versand und bekommen eine neue Stelle im Unternehmen angeboten. Ihnen sind die betrieblichen Abläufe bekannt, Sie kennen Ihre Arbeitskollegen, die Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung. In diesem Fall müssen Sie genau abwägen, ob Sie Ihre bisherigen Pflichten als zukünftiger Zollbeauftragter erfüllen können oder nicht und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen durchsetzen. Denn an Sie werden bestimmte Anforderungen gestellt.

Fall 2: Sie wollen eine neue Herausforderung in Ihrem Leben meistern und bewerben sich für einen neuen Job. Die Stellenbeschreibung lautet „Zollbeauftragter“ im Unternehmen. Ihnen sind weder die Strukturen noch die Kollegen, geschweige denn die Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung bekannt. Auf was müssen Sie in den ersten Wochen achten, um Ihre Stelle pflichtgetreu auch in Zukunft ausführen zu können?

Stelle annehmen oder nicht?

Fall 1: Im Ausgangsfall haben Sie den Vorteil, dass Ihnen die betrieblichen Abläufe bekannt sind und Sie die Geschäftsleitung und Mitarbeiter kennen. Nehmen Sie die Stelle an, wenn

  • Sie im Vorfeld wissen, bzw. vertraglich vereinbart haben, dass Ihnen Weisungsbefugnis erteilt wird und Sie in die betrieblichen Prozesse eingreifen dürfen und diese auch umgesetzt werden
  • Sie schon in der Versand-/Logistik-/Zollabteilung arbeiten und es bereits außenwirtschaftliche Prozesse gibt in Form von Arbeitsanweisungen oder ähnlichem
  • Ihre Vorgesetzten eine Ahnung von und ein Interesse an gesetzlichen Zollvorschriften haben und Sie entsprechend auch nach oben berichten dürfen
  • Sie die Zeit und Möglichkeit eingeräumt bekommen, sich und die notwendigen Mitarbeiter so oft wie notwendig weiterzubilden

Auf der anderen Seite sollten Sie nochmals darüber nachdenken, die Stelle aus Fall 1 nicht anzunehmen, wenn Folgendes in Ihrem derzeitigen Unternehmen vorherrschend ist:

  • Das Thema Zoll und Versand wird immer noch stiefmütterlich behandelt und Sie finden kein Gehör für Ihre Anliegen
  • Die Versandmitarbeiter sind aus anderen Abteilungen und verfügen über kein fundiertes fachliches Wissen
  • Es gibt keine ausgereiften Zollprozesse wie tarifliche Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem
  • Exportkontrolle ist ein unbekannter Begriff
  • Lieferantenerklärungen werden zwar angefordert, aber es erfolgt keine Prüfung und Präferenznachweise werden unkontrolliert ausgestellt
  • Bewilligungen sind zwar vorhanden, aber niemand ist dafür zuständig und es werden keine internen Audits zur Qualitätssicherung gemacht
  • Weiterbildung wird als Zeitverschwendung und unnötiger Kostenfaktor gesehen
  • Im Unternehmen herrschen veraltete hierarchische Strukturen ohne Aussicht auf Änderung, Ihr Thema wird mit Ignoranz behandelt oder dem Satz: „Das machen wir schon immer so“ abgetan
TIPP: Im Vorfeld sorgfältig prüfen! Bevor Sie die Stelle annehmen, sprechen Sie bei der GL schon evtl. bestehende Mängel an und versuchen Sie im Vorfeld schon Änderungen anzustoßen, um die Reaktionen darauf zu sehen. Dann fällt es Ihnen leichter, abzuschätzen, wie Ihre zukünftige Position wäre.

Fall 2: Für den Fall, dass Sie neu in ein Unternehmen kommen, ist es natürlich schwieriger, im Vorfeld eine Einschätzung zu machen. Hier empfehle ich Ihnen den Job anzunehmen, wenn aus Fall 1 genannte Themen angesprochen wurden. Eine weitere Möglichkeit ist, einen Probearbeitstag zu vereinbaren, an dem Sie sich die bestehenden Zollprozesse anschauen und

  • in Arbeitsanweisungen und Bewilligungen reinlesen dürfen
  • mit den Versandmitarbeitern sprechen
  • bestehende Weiterbildungsmaßnahmen anschauen
  • bei der Geschäftsleitung/den Abteilungsleitern das Zollwissen „prüfen“ und die Einstellung vorfühlen können.

In jedem Fall sollten Sie die neue Firma im Vorfeld auf Herz und Nieren prüfen. Denn wenn Sie festgefahrene Strukturen nicht verändern können, dann werden Sie sehr schnell unglücklich und haften zum Teil persönlich für außenwirtschaftsrechtliche Verstöße.

Aufgaben und Fähigkeiten von Zollbeauftragten

Besondere AnforderungenBenötigte (Vor-)Kenntnisse/Fertigkeiten
fundiertes Wissen in der Export- und Importkontrolle, um die Fachabteilungen jederzeit beraten und unterstützen zu könnenSie haben Außenwirtschaft studiert oder eine Ausbildung zum Groß- und Außenhandelskaufmann oder -frau gemacht mit Fokus auf den Außenhandel.
Sie wissen, wie notwendige Ausfuhrgenehmigungen beantragt werden Sie haben schon mal selbstständig gearbeitet, Ihre Arbeitsprozesse eigenständig und sorgfältig gegen die einschlägigen Vorschriften geprüft und Ihnen ist die Gesetzessprache nicht fremd.
Ihnen sind die aktuellen Präferenzabkommen und -vorschriften bekannt und Sie prüfen diese und stellen Nachweise aus.Sie haben schon in einer Zollabteilung gearbeitet und kennen die täglichen Abwicklungsprozesse.
Sie wissen, wie Waren klassifiziert und in den Zolltarif eintarifiert werden.Ihnen sind die gängigen Systeme wie ATLAS, MS-Office bekannt.
Sie schulen entsprechend den aktuellen Zoll- und Außenhandelsvorschriften die Abteilungen und führen die notwendigen Audits durch.Sie sind zuverlässig, überwachen Termine und halten diese ein.
Sie sind direkter Ansprechpartner der Behörden wie Zollamt, IHK, BAFA etc.Ihre persönlichen Fähigkeiten sind unter anderem: soziale Kompetenz, Durchsetzungskraft, Argumentationsvermögen, Vermittlungsgeschick bei Verhandlungen zwischen Unternehmen und Behörden

Für was haftet der Zollbeauftragte?

Die Vorschriften wie der UZK (Unionszollkodek der EU) und das AWG (Außenwirtschaftsgesetz) nennen den Begriff „Zollbeauftragter“ als solchen nicht. Die Positions-Bezeichnung ist von den Unternehmen frei gewählt. Bei diversen Bewilligungen muss ein Ansprechpartner/Verantwortlicher benannt werden. Somit werden Angestellte in dieser Funktion persönlich benannt und haften dann auch entsprechend bei Pflichtverletzung, Ordnungswidrigkeiten und Straftaten im Zoll- und Außenwirtschaftsverkehr.

Verstöße können fahrlässig oder vorsätzlich, entweder durch Arbeits- oder durch Systemfehler passieren. Fahrlässige Arbeitsfehler von Mitarbeitern sind dem Unternehmen zuzuordnen. Bestehen jedoch Systemfehler und diese passieren öfter, wird dies strenger geahndet.

Dieser Punkt ist wichtig für eindeutig in diese Porition berufene Zollbeauftragte, da Sie ja persönlich benannt sind und somit solche Prozesse einführen, kontrollieren und ausbessern sollen.

ACHTUNG: Läuft bei solchen betrieblichen Anweisungen ein außenwirtschaftlicher Prozess falsch, und Sie erhalten von oben die Anweisung, dies so weiter auszuführen, dann verweigern Sie dies lieber! Selbst auf die Gefahr hin entlassen zu werden!

Dieses Beispiel verdeutlicht die Notwendigkeit

Sie sind Zollbeauftragter eines Unternehmens, in dem keine tarifliche Einreihung vorhanden ist und somit entsprechend auch keine richtige Exportkontrolle durchgeführt wird. Es wird ein ausfuhrgenehmigungspflichtiger Konverter unter falscher Zolltarifnummer in den Iran verschickt. Sie werden angewiesen, diesen Vorgang genauso weiter auszuführen. Doch Sie wissen, dass das so nicht erlaubt ist!

Hier können Sie sich nicht exkulpieren (von Ihrer Schuld frei sprechen) mit der Argumentation, dass es eine Anweisung von oben war. Bei einer Außenwirtschaftsprüfung kann Ihnen hier Vorsatz zur Straftat unterstellt werden, dies wird mit Freiheitsstrafe geahndet!

Fazit

Die Aufgabe „Zollbeauftragter“ ist eine wirklich tolle und herausfordernde Stelle in einem Unternehmen, das das Thema Zoll und Außenwirtschaft ernst nimmt. Jedoch kann die Stelle brisant werden, wenn es Ihnen erschwert wird, gesetzliche Forderungen umzusetzen. Prüfen Sie deshalb genau, welche Voraussetzungen Ihr (neuer) Arbeitgeber erfüllt.