Wie Sie Ihr Reporting der Exportkontrolle transparent  aufsetzen – und davon gleich mehrfach profitieren

Wie Sie Ihr Reporting der Exportkontrolle transparent aufsetzen – und davon gleich mehrfach profitieren

Zahlen, Daten und Fakten dominieren nicht nur unsere Welt, beispielsweise beim Bruttoinlandsprodukt, den Aktienkursen oder den Kennzahlen der Unternehmen, sondern auch die Visibilität Ihrer für den Betrieb so wichtigen Aufgabe. Dadurch schaffen Sie Transparenz auf 2 Ebenen: erstens mit Blick auf das, was Sie tagtäglich leisten, und zweitens auf schlummerndes Verbesserungspotenzial.

Grundlagen eines guten Reportings: Was keiner weiß, macht keinen heiß

Tun Sie Gutes und sprechen Sie darüber! Diese Lebensweisheit sollten Sie sich auch bei Ihrem Reporting der Exportkontrolle immer vor Augen halten. Warum? Nur wenn Sie auch darüber sprechen, was Sie dem Unternehmen Gutes tun, wird man auch Folgendes wahrnehmen: Da Sie sich um die Exportkontrolle kümmern, hat Ihre Firma überhaupt die Möglichkeit, Waren zu versenden und Umsatz im Drittland zu erzielen.

Es geht jedoch um viel mehr: Sie gestalten die Exportkontrolle anhand eines gut aufgesetzten Reportings und der entsprechenden Statistiken und Kennzahlen (= KPIs, Key Performance Indicators) für Ihre Kollegen verständlicher. Dies geschieht deshalb, weil viele Ihrer Mitarbeiter mit dem Thema der Exportkontrolle und dem, was Sie tagtäglich tun, eigentlich nicht viel bzw. gar nichts anfangen können. Deshalb ist das Reporting eine sehr gute Möglichkeit, um einerseits Ihren Mehrwert für das Unternehmen hervorzuheben und andererseits gegenüber Ihren Vorgesetzten Ihr Arbeitspensum zu verdeutlichen.

Davon hängt die Berichterstattung ab: Wen wollen Sie worüber informieren?

Zunächst einmal müssen Sie sich überlegen,
■ wen Sie mit dem Report erreichen und
■ welche Wirkung Sie mit den dargestellten Zahlen erzielen wollen.

Erst wenn Sie diese Frage geklärt haben, können Sie zur Tat schreiten und mit den entsprechenden bereits vorliegenden Daten ein Reporting erstellen.

Die Berichterstattung sollten Sie stets in 2 verschiedene Personengruppen unterteilen:

1. Ihre Kollegen bzw. Prozessbeteiligte
2. Ihre Vorgesetzten

1. Berichterstattung an Kollegen bzw. Prozessbeteiligte

Ihren Kollegen sollten Sie vor allem eines verdeutlichen: Welche Auswirkungen hat es, wenn Prozesse nicht 100 % eingehalten werden? Beziehungsweise welche Auswirkungen hat es, wenn Prozessabläufe verlangsamt abgearbeitet werden? Beispielsweise sollten Sie mithilfe Ihrer KPIs auch die Auswirkungen darstellen, wenn es extreme Abweichungen zum Standard gibt, aber auch, was die Ursache für diese Abweichungen war.

Daraus entstehen letztlich dann die Lessons Learned, die für Sie und die Fortentwicklung Ihrer Prozesse essenziell sind. So werden schnell 2 der Gründe deutlich, warum Sie ein Reporting installieren sollten: die Erfassung von Prozessfehlern und die Identifikation von Potenzialen zur Prozessoptimierung.

2. Berichterstattung gegenüber Ihren Vorgesetzten, also auch gegenüber dem Ausfuhrverantwortlichen

Gegenüber Ihren Vorgesetzten geht es nicht primär um die inhaltliche Berichterstattung, sondern vor allem darum, dass Sie anhand der Statistiken darlegen können, was Ihre tägliche Arbeit ist. Dies hat eine Aussagekraft darüber, warum Sie unter Umständen mehr oder weniger Personal benötigen, um die bevorstehenden bzw. bereits getätigten Aufgaben durchzuführen. Darüber hinaus können Sie den Vorgesetzten gegenüber anhand der dargestellten KPIs die mögliche Notwendigkeit darlegen, Unterstützung durch Software-Implementierungen zu erhalten, um interne Prozesse zu ändern bzw. neue ablaufbeschleunigende Verfahren einzuführen. Dies führt zielgerichtet zu einer Reduzierung des Ressourcenaufwands.

Ein erfolgreiches und zielgerichtetes Reporting startet mit den 4 Säulen der Exportkontrolle

Das Reporting sollte, wie vorhin schon bereits dargestellt, auch Key-Performance-Indikatoren aufweisen, die Sie dabei unterstützen, die Exportkontrolle auf ein neues Level zu heben und kontinuierlich unter wirtschaftlichen Aspekten zu betrachten.

Dies natürlich nur unter der Voraussetzung, dass die Compliance immer im Blick ist und höchste Priorität hat. Auch wenn der Gedanke der Wirtschaftlichkeit nie zu Lasten der Sicherheit und Gesetzestreue gehen darf, sollten Sie bei der Aufstellung Ihrer KPIs den wirtschaftlichen Aspekten dennoch genügend Aufmerksamkeit schenken, da Ihre interne Wahrnehmung mit finanziellen Zielen mehr Resonanz und Anerkennung finden wird (und das bei rechtlich sauberen Prozessen).

Deshalb bilden die genannten 4 Säulen der Exportkontrolle die Basis eines erfolgreichen Reportings.

Nutzen Sie die Informationen aus Ihrer Ausfuhranmeldung

Die Daten für Ihr zielgerichtetes Reporting der Exportkontrolle können am Ende des Tages aus den Daten Ihrer Ausfuhranmeldung bestehen.

Warum ist das so? Die Ausfuhranmeldung ist letztlich das Ergebnis Ihrer zuvor stattgefundenen Exportkontrolle. Denn nur dann, wenn Sie eine erfolgreiche und damit auch negative Exportkontrolle mit Blick auf den anstehenden Ausfuhrvorgang durchgeführt haben, können Sie auch tatsächlich den Export vornehmen.

In der Ausfuhranmeldung finden sich:

■ Geprüfte Länderembargos (vgl. Y920/RU)
■ Entsprechend geprüfte Güter im Sinne des Anhangs I der EG-Dual-Use-Verordnung
■ Die Kunden und deshalb ein negatives Prüfungsergebnis der Sanktionslisten
■ Die in diesem Zusammenhang geprüfte Endverwendung, da damit die Catch-all-Klauseln der EG-Dual-Use- und der Außenwirtschaftsverordnung ausgeschlossen werden

FAZIT: Die Ausfuhranmeldung und deren Daten sind der Dreh- und Angelpunkt bzw. Startpunkt Ihres Reportings.

Ihr Reporting sollte sowohl aus Statistiken als auch aus KPIs bestehen

Die Zollanmeldung bietet Ihnen natürlich viele Ansatzpunkte für die Erstellung unfassbar vieler Statistiken sowie Tabellen bzw. Grafiken.

Jedoch ist es wie so häufig so, dass weniger manchmal auch mehr ist. Wie schon erwähnt, ist die entscheidende Frage, wen Sie mit welchem Reporting überzeugen wollen. Zudem ist in diesem Zusammenhang die Frage zu stellen, ob sich Ihr Reporting nur aus Statistiken speisen oder auch KPIs beinhalten soll. Ebenfalls diese Frage ist daran auszurichten, was Sie mit dem Reporting erreicht wollen. Persönlich würde ich Ihnen immer zu einer Mischung raten, da einerseits Statistiken allein schnell langweilig und wie eine Zahlenschlacht wirken. Anderseits können Sie nur mit KPIs die Prozessbeteiligten einbeziehen und ihnen aufzeigen, welches Ziel man gemeinsam verfolgt.

Der Unterschied besteht darin, dass KPIs im Gegensatz zu Statistiken neben dem Ist-Zustand auch einen geplanten Soll-Zustand wiedergeben. Demgegenüber beschränken sich Statistiken ausschließlich auf die Darstellung von Zahlen.

Folgende Aufstellung ist beispielsweise interessant: Normalerweise benötigt die Prüfung bzw. Klassifizierung eines Produkts aktuell z. B. 20 Minuten. Auf Grund einer Prozessbeschleunigung kann bei gleicher Qualität und Sicherheit diese Dauer auf 15 Minuten reduziert werden. Ebenfalls interessant wäre folgender Fall: Während Sie beispielsweise vorher infolge mangelnder Software-Unterstützung nur eine begrenzte Auswahl an Kunden regelmäßig geprüft haben, können Sie jetzt bei gleichbleibenden Kosten wegen eines reduzierten Ressourcenverbrauchs alle Kunden automatisiert prüfen.

Ich empfehle Ihnen: Beginnen Sie immer bei den Statistiken und holen Sie sich dort einen wertvollen Input, weil Sie daraus KPIs ableiten können. Diese Vorgehensweise erweist sich deshalb als zweckmäßig, da Sie anhand der ausgewerteten Statistiken sehen können, welche Tätigkeiten Sie Tag für Tag vornehmen. Daraus lassen sich grundsätzlich dann auch Verbesserungspotenziale deutlich leichter identifizieren. Schließlich können Sie sich so die einzelnen Tätigkeiten im Detail ansehen und genau ausmachen, welche Arbeitsschritte dafür notwendig sind. Erst wenn Sie die Arbeitsschritte und die beteiligten Abteilungen identifiziert haben, können Sie sich auch tatsächlich Gedanken über deren Optimierung machen.

Prüfen Sie regelmäßig die Aussagekraft Ihres Reportings und der aufgestellten KPIs Ihre KPIs und die in diesem Zusammenhang erfassten Statistiken sollten Sie regelmäßig auf deren Aussagekraft untersuchen. Was ist damit gemeint? Von Zeit zu Zeit ändern sich natürlich die rechtlichen Rahmenbedingungen und unter Umständen auch Ihre Geschäftsaktivitäten, so dass es sich lohnt, hier auch eine Aktualisierung des Reportings vorzunehmen.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Exporte in den Iran eingestellt haben, heißt das zwangsläufig, dass Sie weniger Ausfuhrvolumen in den Iran und damit auch weniger Umsatz im Iran haben. Daraus resultieren natürlich auch weniger Ausfuhranmeldungen und damit auch ein geringerer Exportkontrollaufwand für Exporte, da Sie das Iran-Embargo nicht mehr prüfen müssen.

Tipp: Das Reporting sollten Sie grundsätzlich nicht nur als Leistungsnachweis verwenden, sondern für die zukünftigen Leistungsziele einsetzen. Durch die aufbereiteten Daten haben Sie natürlich die einmalige Möglichkeit, Ihre KPIs dementsprechend zu messen und Verbesserungsvorschläge bzw. Projekte daraus abzuleiten. Deshalb sollten Lessons Learned und Maßnahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses daraus abgeleitet werden.

Autor: Holger Schmidbaur