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ELAN-K2 – so nutzen Sie das elektronische Portal des BAFA

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Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) stellt auf seiner Internetseite ELAN-K2 zur elektronischen Abwicklung von Ausfuhrgenehmigungen zur Verfügung. Aber das ist nicht die einzige Funktion von ELAN-K2. Lesen Sie im Folgenden, wofür Sie das Portal nutzen und wie Sie sich für die Nutzung registrieren können.

    Die Plattform ermöglicht Ihnen u. a. diese Einsatzmöglichkeiten:

    • Ausfuhrgenehmigungen
    • Auskünfte zur Güterliste
    • Nullbescheide
    • Vorabanfragen
    • Zugang zur Anmeldung und Nutzung von Allgemeinen Genehmigungen
    • Anträge gemäß der Anti-Folter-Verordnung
    • Sammelausfuhrgenehmigungen
    • Antragstellung für Handels- und Vermittlungsgeschäfte

    Sie können ELAN-K2 an Ihre firmeninterne Software anbinden – die hausinterne IT-Abteilung des BAFA bietet Ihnen bei der Implementierung ihre Unterstützung an.

    Die Vorteile von ELAN-K2

    • Papierlose Anträge
    • Sie können erforderliche Anlagen elektronisch hinzufügen.
    • Sie können jederzeit den Status der Anträge abrufen.
    • Sie haben einen guten Überblick über alle bereits gestellten Vorgänge.
    • Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen für wiederkehrende Vorgänge anzulegen,
    • Sie können gleichzeitig mehrere Anträge bearbeiten.
    • Schnelle Reaktionsmöglichkeit bei fehlenden Informationen
    • Direkter Kontakt zum BAFA
    • Sie sparen Zeit.

    ELAN-K2: Ihre Registrierung in 5 einfachen Schritten

    Um einen Zugang zu ELAN-K2 zu erhalten, müssen Sie sich zunächst registrieren. Wie Sie dabei im Detail vorgehen (falls Sie noch nicht registriert sind), habe ich Ihnen im Folgenden zusammengestellt.

    Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

    Schritt 1: Starten Sie den Registrierungsprozess

    Sie registrieren sich auf der Internetseite des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Gehen Sie dazu unter: www.bafa.de -> Ausfuhrkontrolle -> Antragstellung -> ELAN K2 und Sie erreichen die folgende Anmeldeseite:

    Mit einem Klick auf „Jetzt registrieren“ starten Sie den Registrierungsprozess.

    Schritt 2: Beachten Sie die Hinweise zur Registrierung

    Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) informiert Sie auf der folgenden Seite über Einzelheiten zum Registrierungsvorgang. Nehmen Sie diese Hinweise zur Kenntnis. Durch einen Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zu der folgenden Dateneingabemaske:

    Schritt 3: Erfassen Sie Ihre Firmen- und Benutzerdaten

    Beim BAFA wird Ihr Unternehmen grundsätzlich als Mandant geführt. Geben Sie in dieser Maske also Ihre Firmendaten an. Eine detaillierte Erläuterung der einzugebenden Daten erhalten Sie, wenn Sie den Mauszeiger an den jeweiligen Zeilenanfang bewegen. Angaben, welche Sie zwingend machen müssen, sind in diesem Zusammenhang grundsätzlich mit einem Sternchen („*“) gekennzeichnet.

    WICHTIG: Tragen Sie in das Feld „Präfix“ eine Kurzbezeichnung Ihrer Firma in Kleinbuchstaben ein. Diese Bezeichnung wird in der Folge Ihrem Benutzernamen vorangestellt. Auch hier gelangen Sie durch einen Klick auf „Weiter“ zu der nächsten Eingabemaske.

    Schritt 4: Geben Sie die Benutzerdaten an

    Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, Benutzerdaten einzugeben. Benutzer sind die Personen Ihres Unternehmens, die berechtigt sind, tatsächlich in ELAN-K2 zu arbeiten. Sie müssen hier unter anderem ein Passwort für den jeweiligen Nutzer vergeben.

    Hier ist zu beachten: Der Benutzername, der bei der Registrierung eingetragen wird, erhält die Administratorrechte. Sollen später weitere Mitarbeiter das System nutzen, kann der Administrator die Berechtigung einrichten. Eine erneute Freigabe ist dann nicht notwendig.

    Schritt 5: Schließen Sie die Registrierung ab

    Durch einen erneuten Klick auf „Weiter“ wird eine Zusammenfassung Ihrer Eingabe erzeugt. Prüfen Sie diese Daten. Haben Sie sich von deren Richtigkeit überzeugt, schließen Sie die Eingabe durch einen Klick auf „Fertig stellen“ ab. Die Selbstregistrierung ist jetzt beendet. Sie erhalten nun vom BAFA eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Diesen Link müssen Sie nun innerhalb von 10 Tagen aufrufen, um den Aktivierungsprozess abzuschließen.

    WICHTIG: Erst wenn das BAFA Ihre Registrierung freigegeben hat, können Sie als registrierter Benutzer im Portal arbeiten. Das BAFA informiert Sie darüber ebenfalls per E-Mail. Danach steht der Nutzung von ELAN-K2 nichts mehr im Wege und Sie können Ihre Ausfuhrgenehmigungen, Verbringungsgenehmigungen, Nullbescheide, Voranfragen und Auskünfte zur Güterliste elektronisch erstellen.

    Bei Problemen können Sie sich an die Hotline des BAFA unter Telefon: 06196 90 8613 wenden.

    Achten Sie auf Zuverlässigkeit bei der Nutzung von ELAN-K2

    Über das ELAN-K2-Portal werden bedeutende und gleichermaßen sensible Vorgänge bearbeitet. Dazu ist das System die direkte Schnittstelle zum BAFA. Bedenken Sie das bei der Aufgabenverteilung. Stellen Sie sicher, dass ausschließlich zuverlässige Mitarbeiter Zugang zu ELAN-K2 haben und entsprechende Tätigkeiten wahrnehmen. Sorgen Sie auch dafür, dass mit den Zugangsdaten der freigegebenen Benutzer mit der erforderlichen Sensibilität umgegangen wird. Ein sorgloser Umgang mit diesen Informationen kann zu erheblichen Schwierigkeiten führen, die dann Ihnen angelastet werden.

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