Mit einem guten Forderungsmanagement setzen Sie sich präventiv gegen Zahlungsausfälle sowie gegen Zahlungsverzögerungen ein und decken Ihre offenen Forderungen gegen Debitoren gezielt. Doch was wird unter Forderungsmanagement verstanden und wie funktioniert das?
Was ist das Forderungsmanagement?
Unter dem Begriff Forderungsmanagement versteht man einerseits verschiedene Maßnahmen, die das Zahlungsziel verfolgen, Forderungsausfälle oder auch Verzögerungen präventiv zu begegnen. Andererseits umfasst das Forderungsmanagement ebenfalls Maßnahmen, die dazu dienen, die ausstehenden Forderungen einzufordern.
Mit einem guten Forderungsmanagement können Unternehmen also Ihre Liquidität sichern und ein Mahnverfahren vermeiden.
Warum ist das Forderungsmanagement so wichtig?
Das Forderungsmanagement ist eine grundlegende und wichtige Aufgabe, die die Liquidität des Unternehmen schützt. Unternehmen, die zahlreiche Lieferungen und Leistungen gegen Rechnung erbringen, würden ohne Unterstützung leicht den Überblick über die große Zahl der Forderungen verlieren.
Welche Aufgaben übernimmt das Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement übernimmt alle Aufgaben, die ein Unternehmen vor Zahlungsausfällen bewahren soll. Somit beginnt die Arbeit nicht erst nach einem Zahlungsverzug, sondern schon oft vor dem Verkauf. Dies kann mithilfe einer Bonitätsprüfung und der Vertragsgestaltung beginnen.
Auch die Rechnungsstellung, danach die Debitorenbuchhaltung bzw. das Debitorenmanagement sind Aufgaben des Forderungsmanagements. Die Forderung muss nach der Rechnungsstellung verbucht werden. Dabei muss insbesondere das Fälligkeitsdatum notiert werden. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, gehören zum Eintreiben der ausstehenden Zahlung das Mahnwesen und Inkasso zu den Aufgaben des Forderungsmanagements.
Welche präventiven Maßnahmen im Forderungsmanagement gibt es?
Forderungsmanagement in der Praxis bedeutet vor allem, präventive Maßnahmen zu treffen.
Zu den präventiven Maßnahmen zählen u.a.:
- Bonitätsprüfung von (Neu-) Kunden
- in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf Mahnkosten und Inkassokosten verweisen
- Risiko minimieren durch Pull-Payment (Lastschriftverfahren)
Welche Inhalte muss eine Rechnung enthalten?
Vermeiden Sie Neuausstellungen oder Rückfragen zu Rechnungen, da diese Ihren Zahlungseingang verzögern können.
Weisen Sie daher Ihre Mitarbeiter an, bei der Erstellung der Rechnung darauf zu achten, dass alle Positionen und Leistungen korrekt angegeben sind. Vor Versand der Rechnung sollten die wichtigsten Punkte wie
- Zahlungsbedingungen,
- Lieferbedingungen,
- Einzel- und Gesamtpreise,
- eventuelle Aufsplittung der Transportkosten,
- Zolltarifnummer,
- Ursprung der Ware,
- korrekte Ausweisung eventueller Rabatte,
- Warenbeschreibung,
- Rechnungsempfänger und Lieferanschrift
nochmals überprüft werden.
Ziehen Sie in Betracht, besonders bei Auslandsrechnungen das 4-Augen-Prinzip einzuführen. Dabei sollten die Mitarbeiter zusammen arbeiten, die sich auch in Abwesenheit vertreten. So stellen Sie sicher, dass das jeweilige Aufgabengebiet nicht fremd ist. Der Kollege weiß genau, worauf er bei Überprüfung der Rechnung achten sollte. Legen Sie auch eindeutig fest, in welchen Fällen der Vorgesetzte eine Rechnung vor Versand überprüfen sollte.
Wann sollten Rechnungen geschrieben werden?
Stellen Sie sicher, dass Rechnungen zeitnah geschrieben werden. Wird eine Rechnung erst nach einigen Wochen ausgestellt, geht wertvolle Zeit verloren und die Zahlung verzögert sich. Machen Sie auch hier eindeutige Vorgaben für Ihre Mitarbeiter, dass die Rechnungen z. B. innerhalb von spätestens 2 Tagen nach Lieferung erstellt und je nach entsprechender Zahlungsbedingung weitergeleitet werden sollen.
Planen Sie dabei auch ein, dass z. B. bei der Zahlungsbedingung Akkreditiv ein erhöhter Zeitaufwand für die Rechnungsstellung eingerechnet werden muss, um alle Vorgaben akkreditivkonform umzusetzen.
Wie sollten Zahlungseingänge überwacht werden?
Zahlungseingänge sollten stets regelmäßig überprüft werden, um offene Forderungen zu kontrollieren und gegebenenfalls eine Mahnung einzuleiten.
Legen Sie dafür unbedingt fest, wer für die Überwachung der Zahlungseingänge verantwortlich sein soll. In der Praxis ist dies meist die Abteilung Buchhaltung in Absprache mit dem zuständigen Sachbearbeiter aus der Exportabteilung.
Wie und wann sollten Mahnungen bei Zahlungsverzögerungen geschrieben werden?
Bei Zahlungsverzögerungen sollte rechtzeitig und konsequent gehandelt werden. Aber es ist ebenso ein gutes Fingerspitzengefühl erforderlich. Auch hier sollten die zuständigen Abteilungen sich absprechen, bevor der Kunde angemahnt wird.
Vielleicht macht es Sinn, dass der zuständige Sachbearbeiter aus der Auslandsabteilung sich vorab bei dem Kunden nach dem Grund für das bisherige Ausbleiben der Zahlung erkundigt.
Oft hat man ein ungutes Gefühl, wenn man den Kunden an die Zahlung seiner Rechnung erinnern soll. Wägen Sie nach eventueller Rücksprache mit dem Kunden ab, wie weiter verfahren werden soll.
Besonders wichtig hier:
- Wer sollte Rücksprachen mit dem Kunden bei unbezahlten Rechnungen durchführen (Mitarbeiter oder Vorgesetzter)?
- Wann muss der Vorgesetzte eingeschaltet werden?
- Wer trifft die Entscheidung bzw. ist zu welchem Zeitpunkt verantwortlich?
- Gibt es jemanden im Hause der einen „guten Draht“ zum Kunden hat?
Leiten Sie notwendige Mahnungen zeitnah ein. Bei erfolglosen Mahnungen können Sie sich Unterstützung von Dritten, wie beispielsweise einem Inkassounternehmen, holen.
Wie können Sie Forderungen verkaufen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Forderungen zu verkaufen. Das bedeutet für Sie, Sie erhalten das Geld sofort und haben mit der eigentlichen Zahlungsverfolgung nichts mehr zu tun. Diese Dienstleistung kostet natürlich Gebühren, im Gegenzug steht Ihnen aber direkt Liquidität zur Verfügung.
Bekannteste Möglichkeiten des Forderungsverkaufs sind das Factoring und die Forfaitierung.
Wie gelingt Ihnen das Forderungsmanagement?
Die folgende Checkliste hilft Ihnen, ein professionelles Forderungsmanagement in Ihrem Betrieb einzuführen.
Länderrisiko im Empfängerland prüfen
- Prüfen Sie die derzeitige wirtschaftliche und politische Lage im Empfängerland: Sind Probleme zu erwarten?
- Gibt es gesetzliche Auflagen für Zahlungen?
- Wird in fremder Währung fakturiert? Wenn ja, prüfen Sie, wie Sie Ihr Währungsrisiko absichern können.
- Wie wird das Länderrisiko für das Empfängerland bewertet? Wie ist das Rating für das entsprechende Land?
- Prüfen Sie die Möglichkeit und die Kosten einer Exportkreditversicherung.
- Der Zeitpunkt für die Länderrisikoprüfung ist 1.) vor dem Auftrag und 2.) erneut vor unmittelbarer Auslieferung erfolgt. Die Bewertung sollte immer aktuell sein, Sie sollten also keine Bewertungen der letzten Lieferung von z. B. vor 3 Monaten verwenden.
Kaufvertrag
- Gerade bei umfangreichen Geschäften sollte neben der Auftragsbestätigung auch ein Kaufvertrag abgeschlossen werden. Klären Sie darin die Haftung und den Eigentumsvorbehalt. Ermitteln Sie ebenfalls vorab, welches Recht gilt, und gestalten Sie den Vertrag rechtssicher, sodass keine Missverständnisse entstehen.
- Achten Sie auf eine für Sie sichere Zahlungsbedingung – so können Sie Forderungsverluste weitgehend vermeiden. Infrage kommen z. B. die Vorkasse, das Akkreditiv oder eine Bankgarantie.
Sichern Sie Ihre Forderung zusätzlich ab
- Prüfen Sie die Bonität des Kunden: Wie ist sein bisheriges Zahlungsverhalten?
- Ziehen Sie eine Warenkreditversicherung in Betracht.
- Achten Sie auf Veränderungen im Zahlungsverhalten Ihrer Kunden und reagieren Sie zeitnah, z. B. durch Änderung der Zahlungsbedingung.
- Legen Sie ein Kreditlimit für jeden einzelnen Kunden fest. Lieferungen über dieses Kreditlimit hinaus lassen Sie nicht ausgeführt.
Legen Sie eine Struktur zum Forderungsmanagement fest
- Wie soll das Forderungsmanagement strukturiert sein? Vielleicht fertigen Sie seine Prüfliste oder eine Arbeitsanweisung an.
- Welche Personen sollen verantwortlich sein?
Rechnungsstellung – darauf sollten Sie achten
- Stellen Sie Rechnungen unverzüglich.
- Geben Sie alle Positionen und Leistungen korrekt an – so vermeiden Sie Neuausstellungen aufgrund von Korrekturen und Verzögerungen der Zahlung.
Zahlungseingänge und Mahnungen
- Prüfen Sie die Zahlungseingänge regelmäßig.
- Mahnen Sie konsequent und rechtzeitig.
- Holen Sie sich Unterstützung bei erfolgloser Mahnung – helfen kann hier z. B. ein Inkassounternehmen.
Risiko abschieben – Forderungsverkauf?
Möchten Sie mit der Nachverfolgung der Zahlung nichts zu tun haben, können Sie Ihre Forderungen verkaufen. Diese Dienstleistung ist natürlich nicht kostenlos, aber das Geld steht Ihnen direkt zur Verfügung. Beispiele hierzu sind die Forfaitierung und das Factoring.
