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E-Invoicing – Profitieren Sie in der Zollabteilung von der gesetzlich verpflichtenden Umstellung

In Zeiten von Corona und Homeoffice wird die Exportabwicklung zusehends erschwert, weil Dokumente in Papierform nicht direkt zur Verfügung stehen. Die gesetzliche Regelung des E-Invoicings, die im November 2020 für deutsche Unternehmen verpflichtend wird, bringt Ihnen Vorteile bei der Zollwertberechnung. Welche das sind und wie das E-Invoicing funktioniert, erläutert Ihnen dieser Artikel.

    Von diesen Vorteilen profitieren Sie in der Zollabteilung

    Aus Ihrer täglichen Praxis in der Zollabteilung wissen Sie, dass der einzutragende Rechnungspreis in der Zollanmeldung dem tatsächlich gezahlten Preis zwischen den Handelspartnern entsprechen muss. Doch diesen zu finden, beansprucht Ihre wertvolle Zeit oft über Gebühr.

    Meistens erfahren Sie in der Zollabteilung als Letztes – oder gar nicht – von diversen Kosten, die separat in Rechnung gestellt werden. Die Handelsfaktura weist meistens nur den Warenwert aus und Sie müssen dann nachhaken, ob es noch aufgespaltene Kaufpreisbestandteile gibt. Schließlich drohen Ihnen bei falschen Angaben des Rechnungswertes Nachzahlungen und Bußgelder bei der Zollprüfung.

    Diese Kosten gehören in den Rechnungspreis

    Nutzen Sie die folgende Tabelle, um zu prüfen, ob Sie auf den ausgewiesenen Rechnungsbetrag noch Kosten hinzurechnen müssen.

    WerbungskostenWenn Sie mit Ihrem Geschäftspartner vertraglich vereinbart haben, dass Sie sich an den Werbungskosten beteiligen, so sind diese in den Rechnungspreis mit einzurechnen.
    LizenzgebührenZahlen Sie vertraglich vereinbarte Marken- oder Lizenzgebühren für die Benutzung der eingeführten Waren, dann sind diese Kosten hinzuzurechnen
    Beistellungen von z. B. Werkzeugen/MaterialWenn Sie dem Geschäftspartner kostenlos oder vergünstigt Werkzeuge/Material beistellen, sind diese Kosten gegebenenfalls auszuweisen im Rechnungsbetrag.
    Preisanpassungen durch Mängel oder GarantieerhöhungVereinbaren Sie nachträglich eine Preisanpassung, so müssen sie diesen Wert auch im Rechnungspreis der Zollanmeldung anpassen.
    TeillieferungenBei Teillieferungen müssen Sie den Rechnungspreis in der Zollanmeldung anteilig anpassen.
    Aufgespaltene KaufpreisbestandteileGrundsätzlich ist zu sagen, dass der Wert, der ein- /oder aus-geführt wird, auch dem entsprechen muss, der zollwertmäßig angemeldet wird. Hierzu zählen vor allem:
    – Dokumentenkosten (Ursprungszeugnisse, Akkreditivabsicherung etc.)
    – Kosten für Zertifizierungen oder Qualitätssicherung
    – Anlaufkosten
    – Analysekosten

    Wie Ihnen E-Invoicing die Zollwertberechnung erleichtert

    Sobald Ihr Betrieb die manuelle Rechnungsstellung auf das E-Invoice Verfahren umgestellt hat, brauchen Sie als Zollanmelder Leseberechtigungen.

    Sobald Sie diese erhalten, haben Sie einen kompletten Rechnungsüberblick, da alle Rechnungen, die zu einem Kaufvertrag gestellt werden, einheitlich, abteilungsübergreifend und digital verarbeitet werden. Kein langwieriges Nachfragen mehr, sondern ein Blick in den jeweiligen Auftrag genügt, um herauszufinden, welche Kosten angefallen sind.

    Mit E-Invoicing sparen Sie folgende Kosten

    Die elektronische Rechnung bietet nicht nur Vorteile im Bereich des Zollwerts. Wenn Sie Rechnungen in Ihrer Zollabteilung stellen, dann kennen Sie den enormen Papieraufwand nur zu genüge. Ausdrucken, Sortieren, Kuvertieren, Labeln und versenden und anschließend archivieren. Dutzende von Ordnern, die herumstehen.

    Hieraus ergeben sich durch die Umstellung naheliegend die weiteren Vorteile:

    • Sie sparen Kosten für Drucker, Tinte, Briefumschläge und Porto
    • Sie sparen Ihre Arbeitszeit, da die Sortierarbeit und der Gang zur Post wegfallen
    • Sie haben mehr Platz im Büro, da die Archivierung digital erfolgt (Aufbewahrungszeit: 10 Jahre!)
    • Homeoffice wird noch attraktiver und einfacher, da Sie alles digital einsehen können
    • Sie brauchen nicht mehr lange auf die Antworten der Kolleginnen oder Kollegen zu warten, wenn Sie Fragen zum Rechnungspreis haben
    • Durch die erlaubte elektronische Signatur müssen Sie nicht mehr stapelweise Rechnungen unterschreiben
    • Sie schonen die Umwelt

    So funktioniert das E-Invoicing

    Mit der europäischen Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnung gibt es einen einheitlichen Beschluss und die elektronische Rechnung wird der Papierrechnung gleichgestellt.

    Der einfachste Versand von elektronischen Rechnungen sind PDF-Formate, doch diese können systemseitig nicht verarbeitet werden.

    Dann gibt es noch strukturierte Formate, diese nennen sich auch EDI (= electronic data interchange). Diese wiederrum können nur systemseitig verarbeitet, aber vom Mitarbeitenden nicht gelesen werden.

    Die Zukunft sind Hybride Rechnungsformate, die zum einen die Rechnung visuell im PDF-Format für die Rechnungsprüfung darstellen, und zum anderen in einem EDI-Format (= Electronic Data Interchange) strukturieren, um diese maschinenlesbar zu machen.

    TIPP: Sobald Ihr Unternehmen dieses Thema angeht, sprechen Sie direkt eine Anbindung an Ihr Versandsystem an. Damit erleichtern Sie sich die manuelle Erfassung des Rechnungspreises, weil dieser direkt eingelesen wird und Sie diesen nur noch prüfen müssen.

    Umsatzsteuervoranmeldung leicht gemacht – doch nicht nur für Sie

    Stellen Sie in der Zollabteilung Rechnungen und melden Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung auch selber an, profitieren Sie auch hier von der E-Invoice-Lösung.

    Denn in Zukunft sollen alle Rechnungen, die im E-Invoice Verfahren versendet werden, durch ein zentrales Rechenzentrum laufen, das mit der Steuerbehörde direkt verbunden ist. Vereinfacht dargestellt sieht das dann wie im Bild unten dargestellt aus.

    Natürlich bringt die Umstellung auf elektronische Rechnungen dem deutschen Staat auch einen großen Vorteil. Zahlreiche Mehrwertsteuerangaben, die momentan nicht gemacht werden, erhält der Bund auf diese Weise elektronisch. Und verspricht sich einen finanziellen Zuwachs.

    Mit diesen Schwierigkeiten müssen Sie rechnen

    Zahlreiche Länder (USA, Mexiko, Norwegen, Schweden, Italien, Ungarn) haben schon umgestellt auf die E-Invoicing-Lösung. Doch wie bei allen digitalen Umstellungen, gibt es Anfangsschwierigkeiten und die rechtlichen Regelungen sind Ländersache.

    Als Zulieferer vom Bund müssen Sie ab November 2020 eine E-Invoice-Lösung haben. Hier gilt es für Sie im Vorfeld zu klären, welche technischen Voraussetzungen bei Ihnen gegeben sein müssen und ob Ihr IT-Budget dafür ausreicht.

    Es gibt in Deutschland zahlreiche Anbieter auf dem Markt. Erstellen Sie sich eine Soll-Liste mit Ihren technischen Anforderungen und holen Sie sich dann Angebote für Preis und Dauer der Umsetzung (zeitliche Komponente) ein.

    Die Soll-Analyse könnte folgende Punkte beinhalten:

    • Zum Thema Hosting: Wollen Sie eine E-Invoice Lösung im eigenen Rechenzentrum oder wollen Sie dies auslagern?
    • Bei der Betriebsart stellt sich die Frage: Wollen Sie ein Lizenzprodukt mit Gebühr oder z. B.: eine Pay-per-Use-Lösung
    • Format: Welche genauen Formate benötigen Sie für Ihr System und das Ihrer Lieferanten/Kunden (heute und in Zukunft)?

    Beachten Sie auch, ob Ihr Anbieter kostenlosen Support anbietet, bzw. wie Anfangsschwierigkeiten und Updates abgerechnet werden.

    Fazit

    Eine E-Invoicing-Lösung bietet Ihnen enorme Vorteile, vor Allem wenn man bedenkt, wieviel Aufwand die Rechnungsstellung und das Suchen nach dem richtigen Zellwert erfordert.