Exportrechnungen: So stellen Sie Ihre Rechnungen korrekt aus
Der Auftrag soll verschickt und die Exportrechnung (Commercial Invoice) erstellt werden. Neben den handelsüblichen Angaben einer Rechnung sind in einer Exportrechnung oft zusätzliche Angaben erforderlich. Die Aufmachung der Rechnung hängt von Ihrem jeweiligen Exportgeschäft ab. Mit dieser Checkliste machen Sie dabei garantiert alles richtig.
Was ist die Funktion der Exportrechnung?
- Grundlage für Statistiken
- Überwachung des Devisenverkehrs
- Grundlage zur Verzollung bei Drittlandsgeschäften
- Basisdokument für die Erstellung weiterer Exportdokumente, z. B. Versicherungsformulare oder Transportdokumente
Wie prüfen Sie Ihre Exportrechnungen richtig?
Als Erstes gilt es für Sie, die Anforderungen des Empfängerlandes an die Rechnungsstellung zu prüfen: Welche Angaben werden auf der Rechnung verlangt? Auch der Kaufvertrag oder andere Vorgaben wie z.B. die Bedingungen für die Rechnungsstellung im Akkreditiv sind wichtige Details für Ihre Fakturierung.
Aus Ihrem Exportalltag wissen Sie, jede Rechnung kann anders aussehen. Da machen Merk- oder Checklisten zur Arbeitsunterstützung Sinn. Sie können abhaken, welche Merkmale erfüllt sind, und eventuell zusätzlich notwendige Angaben (z. B. besonderer Kundenwunsch) vermerken. Es können zum einen allgemeine Checklisten für die Rechnungsstellung und zum anderen für spezielle Länder oder Kunden angefertigt werden. So können Informationen schnell nachgeschlagen werden.
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Mustervorlage einer Exportrechnung
Empfängerland: ___________________________________________________________________
Länderspezifische Angaben: ______________________________________________________
Kunde: ____________________________________________________________________________
IHK-Bescheinigung: ❑ ja ❑ nein
Legalisierung notwendig: ❑ ja ❑ nein
Zahlungsbedingung: _______________________________________________________________
Bei Akkreditiv: ❑ Vorgaben für Rechnung berücksichtigt?
❑ Zusätzliche Bedingungen und Fristen aus dem Akkreditiv berücksichtigt?
Ist eine Übersetzung ❑ ja ❑ nein erforderlich?
Welche Mindestanforderungen muss Ihre Exportrechnung erfüllen?
Checkliste der Mindestangaben in Exportrechnungen
- Angabe Ihrer Anschrift und Bankverbindung
- Name und Anschrift des Importeurs
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Exakte Warenbeschreibung
- Art, Anzahl und Menge der gelieferten Waren
- Lieferbedingungen (Incoterms®)
- Zahlungsbedingungen
- Preise (Einzel- und Gesamtpreise)
- Eventuell aufgeschlüsselte Transport- und/oder Versicherungskosten
- Verpackungsdaten und Markierung der Ware
- Versandart und Angabe von Versanddaten, z. B. Verschiffungsdatum
- Brutto- und Nettogewichte
- Zolltarifnummer
- Ursprungsangabe
Zusätzliche Angaben oder zu prüfende Punkte
- Zusätzliche Prüfpunkte
- Müssen Rabatte oder andere Preisnachlässe aufgeführt werden?
- Welche zusätzlichen Anforderungen hat der Importeur?
- Hinweis auf Steuerfreiheit?
- Sind Vorgaben aus einem Akkreditiv zu beachten?
- Ursprungssatz
- Einfuhrbestimmungen des Empfängerlandes
- Sind Beglaubigungen oder Legalisierungen notwendig?
Wie ist die Steuer bei Exportrechnungen anzugeben?
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Rechnungsstellung ist die Frage, ob die Rechnung mit oder ohne Steuer ausgewiesen werden muss. Daher gilt zuerst zu entscheiden, ob es sich bei der Lieferung um eine innergemeinschaftliche Lieferung oder einen Versand in ein Drittland handelt.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen unter Unternehmen, bei denen alle Vorgaben einer innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt sind, ist die Lieferung im Bestimmungsland erwerbsteuerpflichtig. Sie stellen als Exporteur die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Dazu ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens und die Ihres Kunden notwendig. Zusätzlich ist auf der Rechnung der Vermerk „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ anzubringen.
Die Steuerfreiheit der Lieferung ist durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. Im Fall von innergemeinschaftlichen Lieferungen sind dies das Doppel der Rechnung und die Gelangensbestätigung (oder alternativ zugelassene Dokumente).
Ausfuhrlieferungen, also Lieferungen in Drittländer (nicht EU-Länder), sind – sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind – von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Im Importland unterliegen die Lieferungen den dort geltenden Zöllen und Abgaben, wenn sie in den freien Verkehr des Ziellandes überführt werden.
Die erfolgte Ausfuhr muss durch gesetzlich vorgeschriebene Belege nachgewiesen werden. Bei Drittlandslieferungen, die elektronisch angemeldet werden, ist dies der Ausgangsvermerk zusammen mit einem Doppel der Rechnung. Kann kein Ausgangsvermerk erbracht werden, kann ein Alternativausgangsvermerk als Nachweisdokument vorgelegt werden. Auf der Rechnung ist der Grund für die Steuerfreiheit der Lieferung anzugeben, z. B. „steuerfreie Ausfuhrlieferung – Taxfree Export“.
Steuerliche Angaben bei schwierigen Fällen
Bei den oben genannten Schilderungen handelt es ich um die „normalen“ Fallkonstellationen. Wie Sie sicherlich aus Ihrem Arbeitsalltag wissen, kommen diese „normalen“ Fälle nicht allzu häufig vor. Prüfen Sie daher gründlich, inwieweit die Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.
Allein bei den innergemeinschaftlichen Lieferungen gibt es sehr viele Möglichkeiten von zustande gekommenen Liefergeschäften. So gilt es, besonders bei Dreiecks- oder Reihengeschäften, eine gründliche Prüfung der Gegebenheiten vorzunehmen.
Kommen komplizierte Fallkonstellationen immer wieder vor, sollten Sie diese auch unbedingt in Ihrer Checkliste oder einem Kundenmerkblatt vermerken. So muss im Vertretungsfall nicht alles neu geprüft werden. Beachten Sie aber in diesem Zusammenhang, dass sich gesetzliche Gegebenheiten schnell ändern können, und reflektieren Sie: Wie lange ist die letzte Lieferung her? Hat sich die Gesetzeslage geändert, und gilt es hier, neu zu prüfen?
Mögliche Dokumente für den Nachweis der Steuerfreiheit:
- bei Ausfuhrlieferungen: Doppel der Rechnung und Ausgangsvermerk (oder Alternativdokumente)
- bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Doppel der Rechnung und Gelangensbestätigung
(oder alternativ zugelassene Dokumente).
